Betaaltermijn klanten bepalen: wat mag en wat werkt in de praktijk
Houd bij grote opdrachtgevers rekening met maximaal 30 dagen: sinds de wetswijziging geldt die grens dwingend tussen grootbedrijf en mkb, terwijl tussen andere bedrijven in principe maximaal 60 dagen is toegestaan. Veel ondernemers kiezen in de praktijk voor 14 of 30 dagen, afhankelijk van het klanttype. Leg die termijn altijd vast in je offerte, je algemene voorwaarden en op de factuur zelf, zodat er geen discussie ontstaat.
Kort samengevat:
Voor grootbedrijven met mkb leveranciers en voor overheidsopdrachten geldt maximaal dertig dagen; tussen andere bedrijven geldt maximaal zestig dagen, tenzij een langere termijn objectief gerechtvaardigd is.
De betaaltermijn begint meestal zodra de klant de factuur ontvangt; zonder schriftelijke afspraak geldt de wettelijke standaardtermijn, die langer kan zijn dan je gewenste termijn.
Voor consumenten geldt geen vaste wettelijke betaaltermijn; veertien dagen is gebruikelijk en vooruitbetaling voor goederen mag maximaal 50% van de aankoopprijs bedragen.
Verwerk korting voor tijdige betaling via een creditnota of aanvullende factuur, zodat de aangegeven btw overeenkomt met het bedrag dat de klant werkelijk betaalt.
Een vaste opvolgroutine met automatische herinneringen en vaste vervolgstappen bevordert tijdige betaling; factureer direct na levering, zodat de betaaltermijn eerder begint.
KootfinanceKrijg meer grip op je cashflowKOOT Finance biedt actuele rapportages en financial control, zodat je inzicht krijgt in omzet, kosten en cashflow.Bekijk KOOT Finance
Inhoudsopgave
Wat zegt de wet over betaaltermijnen?
Hoe bepaal je de juiste betaaltermijn voor elke klant?
Welke betaaltermijn past bij welk type klant?
Welke fiscale valkuilen horen bij kortingen en aanbetalingen?
Hoe ondersteunen wij ondernemers bij betaaltermijnen en cashflow?
Wat is de valkuil die de meeste ondernemers over het hoofd zien?
Betaaltermijnen uitbesteden: hoe we dat voor je regelen
Bronnen
Wat zegt de wet over betaaltermijnen?
De wetgeving rond betaaltermijnen is sinds 1 juli 2023 strenger geworden voor grote afnemers. Een overeenkomst tussen een grootbedrijf en een mkb-leverancier kent een maximale betaaltermijn van 30 dagen. Voor andere zakelijke relaties geldt in principe een betaaltermijn van maximaal 60 dagen; een langere termijn kan alleen als partijen die afspreken en aantoonbaar geen van beiden daardoor wordt benadeeld. Als er geen betaaltermijn is afgesproken, geldt voor zakelijke facturen doorgaans 30 dagen.
Voor overheidsopdrachten ligt de grens op 30 dagen, met weinig ruimte voor uitzonderingen. Bij consumenten bestaat geen vaste wettelijke termijn: daar geldt een redelijkheidseis, en in de praktijk wordt vaak 14 dagen gehanteerd.
De termijn gaat meestal lopen vanaf de datum waarop de klant de factuur ontvangt, niet vanaf de factuurdatum zelf. Hebben jij en je klant niets afgesproken, dan geldt automatisch de wettelijke standaardtermijn.
Grootbedrijf naar mkb: maximaal 30 dagen, zonder uitzonderingsmogelijkheid.
Overige bedrijven onderling: maximaal 60 dagen, mits objectief gerechtvaardigd.
Overheid: 30 dagen, met zeldzame afwijkingen.
Consumenten: geen wettelijke termijn, redelijkheid staat voorop.
Overheden betaalden in 2022 niet allemaal even snel: 96,1% van de ministeries en 93,5% van de provincies deed dat op tijd, terwijl gemeenten merkbaar achterbleven. Dat laat zien dat zelfs een vaste wettelijke termijn geen garantie is voor stipte betaling.
Hoe bepaal je de juiste betaaltermijn voor elke klant?
Een betaaltermijn kiezen is niet alleen een juridische kwestie, het is vooral een kwestie van risico inschatten en je eigen cashflow beschermen. Volg deze stappen om tot een termijn te komen die past bij de klant en bij je eigen bedrijf.
Check de kredietwaardigheid en het betalingsgedrag van de klant voordat je de opdracht aanneemt.
Bepaal je eigen werkkapitaalbehoefte: hoe sneller je geld nodig hebt, hoe korter de termijn die je aanbiedt.
Kies een termijn die past bij het klanttype, bijvoorbeeld 14 dagen voor consumenten en 14 tot 30 dagen voor kleinere zakelijke klanten.
Leg de afspraak vast in de offerte en in je algemene voorwaarden, en herhaal de termijn op de factuur zelf.
Zorg voor heldere betaalinstructies en overweeg SEPA-incasso of e-facturatie om betalingen te versnellen.
Automatiseer de opvolging met herinneringen, telefonische contactmomenten en vaste escalatiestappen bij uitblijven van betaling.
Volgens de aanpak van KvK werkt een vast proces het beste: klant vooraf checken, voorwaarden helder vastleggen, direct na levering factureren en automatisch opvolgen zodra de termijn verstrijkt. Hoe eerder je factureert, hoe eerder de klok begint te lopen.
Pro-tip: Reken bij twijfel over een termijn altijd eerst door wat die keuze betekent voor je eigen cashflow, voordat je hem aanbiedt aan de klant.
Welke betaaltermijn past bij welk type klant?
Niet elke klant vraagt om dezelfde aanpak. De wettelijke kaders geven de grenzen aan, maar binnen die grenzen is er ruimte om te schakelen op basis van het type relatie.
Bij B2B-klanten onderling geldt een maximum van 60 dagen, maar 30 dagen is bij grote opdrachtgevers vaak de praktische norm om keteneffecten te voorkomen.
Bij een grootbedrijf als opdrachtgever is 30 dagen niet alleen gangbaar maar wettelijk verplicht, met weinig onderhandelingsruimte voor de leverancier.
Overheidsopdrachtgevers betalen volgens dezelfde 30-dagentermijn, al verschilt de snelheid tussen ministeries en gemeenten in de praktijk merkbaar.
Consumenten krijgen een redelijke termijn, meestal 14 dagen, waarbij vooruitbetaling wettelijk beperkt is tot maximaal 50% van het aankoopbedrag.
Wanneer klanten structureel laat betalen, kan dat de liquiditeit van een zelfstandige onder druk zetten. Een internationale toelichting op insolventie bij zelfstandigen staat op Bfil. Deze internationale bron is achtergrond bij het onderwerp insolventie, niet bij de Nederlandse betaaltermijnen.
Welke fiscale valkuilen horen bij kortingen en aanbetalingen?
Korting voor contante betaling lijkt een eenvoudige stimulans, maar de btw-verwerking vraagt aandacht. Pas je de prijs na betaling aan, dan moet je dat correct administreren, vaak via een creditnota of een aanvullende factuur, zodat de btw-aangifte klopt met het daadwerkelijk ontvangen bedrag.
Staat de korting voor tijdige betaling direct op de factuur en betaalt de klant op tijd, dan is het btw-bedrag correct; gebruikt de klant een korting die niet op de factuur staat, dan is een creditfactuur nodig om de btw te corrigeren; staat de korting wel op de factuur maar betaalt de klant te laat, dan kan een aanvullende factuur nodig zijn.
Vraag bij een aanbetaling nooit meer dan het wettelijk toegestane deel van maximaal 50% vooruitbetaling bij consumenten voor goederen.
Neem eigendomsvoorbehoud expliciet op in je algemene voorwaarden bij levering van goederen, zodat je bij wanbetaling je rechten behoudt.
Volg bij wanbetaling een vast stappenplan: eerst een vriendelijke herinnering, dan een formele aanmaning, pas daarna de overstap naar incasso.
Onjuiste btw-verwerking bij kortingen leidt vaak tot correcties achteraf: de Belastingdienst verwacht dat de aangegeven btw aansluit op het bedrag dat de klant daadwerkelijk betaalt, niet op het oorspronkelijke factuurbedrag.
Hoe ondersteunen wij ondernemers bij betaaltermijnen en cashflow?
Wij richten onze dienstverlening in rond de praktijk van alledag: facturen die op tijd de deur uit moeten, klanten die opvolging nodig hebben en een ondernemer die precies wil weten hoeveel ruimte er in de cashflow zit. Onze administratie-, reporting-, interim finance- en financial control diensten sluiten daarop aan, afgestemd op de fase waarin een bedrijf zich bevindt.
Wij verwerken facturatie, inkoop en debiteurenbeheer in diverse softwarepakketten, zodat betaaltermijnen consistent worden bewaakt.
Wij helpen bij het opzetten van geautomatiseerde betalingsherinneringen, zodat opvolging niet van losse momenten afhankelijk is.
Wij adviseren over SEPA-incasso als betaalmethode om de doorlooptijd tussen factuur en ontvangst te verkorten.
Wij leveren actuele cashflowrapportages waarmee je precies ziet welk effect een kortere of langere betaaltermijn heeft op je werkkapitaal.
Meer over het formuleren van opvolging lees je in onze gids over betalingsherinnering schrijven, en de technische kant van automatische incasso staat uitgelegd in ons stappenplan voor SEPA-incasso instellen.
Wat is de valkuil die de meeste ondernemers over het hoofd zien?
De meeste adviezen over betaaltermijnen draaien om de vraag welk aantal dagen je moet kiezen. Dat is de verkeerde vraag. Een termijn van 14 dagen die nergens staat vastgelegd, is in de praktijk waardeloos: zonder schriftelijke afspraak in offerte, voorwaarden of factuur geldt automatisch de wettelijke standaardtermijn, en die is vaak langer dan je zou willen.
De werkelijke winst zit niet in het kiezen van een kortere termijn, maar in het dichttimmeren van de vastlegging en in het consequent opvolgen zodra de termijn verstrijkt. Ondernemers die een strikte, voorspelbare opvolgroutine hebben, krijgen vaak sneller betaald dan ondernemers die slechts een korte termijn op de factuur zetten maar nooit bellen als die verstrijkt.
Wat ik ondernemers aanraad: investeer minder tijd in het bedenken van de ideale termijn en meer tijd in het automatiseren van de opvolging. Een vaste herinneringsroutine, gekoppeld aan een heldere cashflowprognose, levert meer op dan welke termijnkeuze dan ook. De termijn is de afspraak, de opvolging is wat die afspraak waard maakt.
Betaaltermijnen uitbesteden: hoe we dat voor je regelen
Wie liever geen tijd meer kwijt is aan het bewaken van betaaltermijnen, het versturen van herinneringen en het doorrekenen van cashflow, kan dat bij ons onderbrengen. Onze administratie vanaf € 99,00 per maand omvat de verwerking van facturatie, inkoop en debiteurenbeheer in Exact Online, WeFact en Zenvoices, zodat betaaltermijnen structureel bewaakt worden in plaats van incidenteel.
Voor bedrijven die behoefte hebben aan actuele stuurinformatie bieden we reporting en interim finance op offertebasis, inclusief cashflowrapportages die precies laten zien wat een bepaalde betaaltermijn betekent voor je liquiditeit. Onze financial control dienst sluit daarop aan voor bedrijven die structurele financiële sturing nodig hebben.
Dienst | Wat het oplost | Prijsindicatie |
|---|---|---|
Administratie | Facturatie, inkoop en debiteurenbeheer structureel op orde | vanaf € 99,00 per maand |
Reporting | Actuele cashflow- en betaaltermijnrapportages | op offertebasis |
Tijdelijke financiële capaciteit bij piekbelasting | op offertebasis | |
Structurele sturing op cijfers en liquiditeit | op offertebasis |
De eerste stap is simpel: bekijk onze diensten en plan een vrijblijvend kennismakingsgesprek om te bespreken welke vorm van ondersteuning bij jouw situatie past.
Veelgestelde vragen
Wat is de betalingstermijn voor B2B-facturen?
Tussen bedrijven onderling geldt in principe een maximum van 60 dagen, tenzij er een objectieve rechtvaardiging is voor een langere termijn. Gaat het om een overeenkomst tussen een grootbedrijf en een mkb-leverancier, dan geldt sinds 1 juli 2023 een strikt maximum van 30 dagen.
Wat is de vervaldatum van een factuur en waar moet ik rekening mee houden?
De vervaldatum is het moment waarop de afgesproken betaaltermijn verstrijkt, meestal gerekend vanaf de datum waarop de klant de factuur ontvangt. Zonder schriftelijke afspraak in offerte of voorwaarden geldt automatisch de wettelijke standaardtermijn, dus leg de termijn altijd vooraf vast.
Wanneer moet ik uiterlijk een factuur versturen?
Voor facturen aan ondernemers en rechtspersonen moet je de factuur uiterlijk op de 15e dag van de maand na de levering versturen. Voor consumenten is een btw-factuur meestal niet verplicht, al bestaan er uitzonderingen. Direct na levering factureren helpt om de afgesproken betaaltermijn snel te laten starten.
Wat is een wettelijke betaaltermijn?
Een wettelijke betaaltermijn is de maximale of standaardtermijn die geldt wanneer partijen niets anders zijn overeengekomen. Die bedraagt 30 dagen voor overheden en voor overeenkomsten tussen grootbedrijf en mkb, en maximaal 60 dagen tussen andere bedrijven, terwijl voor consumenten een redelijke termijn geldt zonder vast wettelijk aantal dagen.