Betalingsherinnering schrijven: zo krijg je facturen wél betaald
Betalingsherinnering schrijven: duidelijke voorbeelden en praktische stappen
Een factuur is vervallen, maar de betaling staat nog niet op je rekening. Hoe herinner je de klant aan zijn afspraak zonder meteen de verhouding op scherp te zetten?
Een goede betalingsherinnering is vriendelijk, concreet en eenvoudig af te handelen. De klant ziet direct welke factuur openstaat, hoeveel hij moet betalen en hoe hij contact kan opnemen als er iets niet klopt.
Daarbij maakt het juridisch verschil of je klant een bedrijf of een consument is. Vooral bij het aankondigen van incassokosten kun je niet voor iedereen dezelfde tekst gebruiken.
KootfinanceHoud grip op openstaande facturenKOOT Finance helpt groeiende ondernemingen met administratie, actuele rapportages en financiële processen voor meer inzicht in cashflow.Bekijk KOOT Finance
Controleer eerst of de factuur echt openstaat
Bekijk vóór verzending de administratie. Een onterechte herinnering kost beide partijen tijd en kan het vertrouwen beschadigen.
Controleer daarom:
Of de afgesproken betalingstermijn is verstreken.
Of recente bankbetalingen al zijn verwerkt.
Of er een deelbetaling, creditfactuur of betalingsregeling bestaat.
Of de factuur naar het juiste adres is verstuurd.
Of de klant een inhoudelijk bezwaar heeft gemeld.
Of noodzakelijke gegevens, zoals een inkoopnummer, op de factuur staan.
Staat de betaling wel op de bank, maar is deze nog niet aan de factuur gekoppeld? Los dan eerst de boeking op.
Wanneer stuur je een betalingsherinnering?
Een praktische werkwijze is om kort na de vervaldatum een eerste herinnering te versturen. Je kunt bijvoorbeeld de eerstvolgende werkdag controleren welke facturen nog openstaan.
Bij grotere bedragen of vaste factuurmomenten kan een vriendelijke melding vóór de vervaldatum helpen. Die melding kondigt een komende betaling aan en suggereert niet dat de klant al te laat is.
Stripe bespreekt verschillende momenten en formuleringen in zijn gids voor betalingsherinneringen. Gebruik zulke voorbeelden als praktische inspiratie; voor Nederlandse incassoregels zijn de Nederlandse wetgeving en omstandigheden van je vordering bepalend.
Welke betalingstermijn geldt?
Begin bij de afspraken die je met de klant hebt gemaakt. Een termijn die je achteraf eenzijdig op de factuur zet, is niet automatisch een overeengekomen betalingstermijn.
Bij zakelijke overeenkomsten geldt zonder afgesproken termijn doorgaans een termijn van 30 dagen. Voor grootbedrijven die aan het mkb betalen en voor overheden gelden aanvullende regels.
Voor consumenten bestaat geen algemene wettelijke betalingstermijn van 30 dagen. Maak vooraf een duidelijke, redelijke afspraak. De oorspronkelijke betalingstermijn moet je bovendien onderscheiden van de termijn die geldt bij een latere aanmaning.
Wat zet je in een betalingsherinnering?
Zorg dat de ontvanger niet hoeft te zoeken. Vermeld minimaal:
Het factuurnummer en de factuurdatum.
De oorspronkelijke vervaldatum.
Het nog openstaande bedrag.
Een concrete datum waarop je betaling vraagt.
Het rekeningnummer en de naam van de rekeninghouder.
Het betalingskenmerk.
Een contactmogelijkheid voor vragen of bezwaren.
Voeg de factuur opnieuw toe. Gebruik je een betaallink, controleer dan of die werkt en naar het juiste bedrag verwijst.
Schrijf zakelijk en zonder verwijten. “Volgens onze administratie staat deze factuur nog open” laat ruimte voor een betaling die onderweg is of een administratieve vergissing.
Voorbeeld: eerste vriendelijke betalingsherinnering
Onderwerp: Betalingsherinnering factuur [factuurnummer]
Beste [naam],
Volgens onze administratie staat factuur [factuurnummer] van [factuurdatum] nog open. De betalingstermijn verstreek op [vervaldatum].
Het openstaande bedrag is €[bedrag]. Wil je dit uiterlijk op [betaaldatum] overmaken naar [IBAN], ten name van [bedrijfsnaam], onder vermelding van het factuurnummer?
Voor het gemak heb ik de factuur opnieuw bijgevoegd.
Heb je inmiddels betaald? Dan hoef je niets te doen. Heb je een vraag over de factuur of klopt er iets niet? Laat het ons weten via [contactgegevens].
Met vriendelijke groet,
[Naam]
[Bedrijfsnaam]
Dit is een gewone betalingsherinnering. De tekst kondigt geen incassokosten aan en is niet bedoeld als wettelijke veertiendagenbrief voor consumenten.
Geen reactie? Zoek uit wat de betaling tegenhoudt
Een tweede bericht is niet altijd de beste eerste vervolgstap. Bel de klant of neem contact op met de financiële administratie.
Vraag concreet:
Is de factuur ontvangen en goedgekeurd?
Ontbreekt er een referentie of ander gegeven?
Is er een bezwaar tegen de geleverde prestatie?
Op welke datum wordt de betaling uitgevoerd?
Leg een betaaltoezegging schriftelijk vast en noteer wanneer je die controleert. “We nemen hem mee in de volgende betaalronde” is pas bruikbaar als duidelijk is wanneer die betaalronde plaatsvindt.
Bij een inhoudelijk geschil helpt een stapel automatische herinneringen meestal weinig. Zorg dat iemand het bezwaar beoordeelt en de klant antwoord geeft.
Voorbeeld: vervolgherinnering aan een zakelijke klant
Onderwerp: Openstaande factuur [factuurnummer] – verzoek om betaling
Beste [naam],
Op [datum eerdere herinnering] hebben we je herinnerd aan factuur [factuurnummer]. Volgens onze administratie staat het bedrag van €[bedrag] nog open.
Wij verzoeken je het bedrag uiterlijk op [betaaldatum] over te maken naar [IBAN], ten name van [bedrijfsnaam], onder vermelding van [factuurnummer].
Is de factuur nog niet goedgekeurd of bestaat er een inhoudelijk bezwaar? Neem dan contact op via [contactgegevens], zodat we dit kunnen bespreken.
Als betaling en reactie uitblijven, beoordelen wij welke vervolgstap nodig is om de vordering te innen.
Met vriendelijke groet,
[Naam]
[Bedrijfsnaam]
Kies een haalbare vervolgtermijn en stem de tekst af op eerdere afspraken. Kondig alleen stappen aan die je daadwerkelijk overweegt.
Zakelijke klant of consument: andere regels voor incassokosten
Bij een zakelijke klant
De verplichte kosteloze veertiendagenbrief voor consumenten geldt niet op dezelfde manier bij zakelijke transacties. Een vriendelijke herinnering blijft vaak verstandig, maar is niet altijd een wettelijke voorwaarde voor incassokosten.
Controleer de overeenkomst, toepasselijke voorwaarden en of de klant in verzuim is voordat je kosten berekent. Tussen bedrijven kunnen afspraken over incassokosten worden gemaakt; ontbreken die, dan kan de wettelijke regeling van toepassing zijn.
Bij een consument
Wil je bij een consument buitengerechtelijke incassokosten in rekening brengen? Dan is een correcte kosteloze aanmaning nodig nadat het verzuim is ingetreden.
De consument moet daarin nog veertien dagen krijgen om zonder incassokosten te betalen. Vermeld ook het concrete bedrag aan incassokosten dat bij niet-tijdige betaling verschuldigd wordt. De Rijksoverheid licht deze aanmaning en de vervolgstappen toe.
De termijn begint op de dag na ontvangst van de aanmaning. “Binnen veertien dagen na factuurdatum” of “binnen veertien dagen na verzending” is daarvoor geen juiste vervanging. Bewaar daarom ook informatie over verzending en ontvangst.
Een mogelijke formulering voor het termijnonderdeel is:
Wij verzoeken je het openstaande bedrag binnen veertien dagen te betalen, gerekend vanaf de dag nadat je deze brief hebt ontvangen.
Deze zin is op zichzelf geen complete veertiendagenbrief. De overige gegevens, de juiste kostenberekening en de juridische uitgangssituatie moeten eveneens kloppen.
Mag je rente en extra kosten rekenen?
Wettelijke rente en incassokosten zijn verschillende posten. Voor handelstransacties geldt een andere wettelijke rente dan voor consumententransacties. Controleer het toepasselijke percentage en de periode waarover je rekent; de percentages kunnen wijzigen.
Voor incassokosten geldt een wettelijke staffel. Bij consumenten kun je die niet vrij vervangen door een zelfgekozen bedrag. Voor bepaalde opeenvolgende kleine termijnbetalingen gelden bovendien aanvullende regels die het opstapelen van kosten beperken.
Zet dus niet automatisch bij iedere herinnering een nieuw bedrag aan administratie- of aanmaningskosten op de rekening. Controleer eerst of daarvoor een geldige grondslag bestaat.
De uitleg van KVK over het controleren van een incassobrief helpt om de opbouw van een vordering kritisch te bekijken.
Wanneer draag je een vordering over?
Blijven betaling en een werkbare afspraak uit, beoordeel dan of overdracht aan een incassodienstverlener of juridische hulp passend is.
Maak vooraf het dossier compleet:
De overeenkomst of geaccepteerde offerte.
De toepasselijke voorwaarden.
De factuur en eventuele creditfacturen.
Onderbouwing van de geleverde goederen of diensten.
Het betalingsoverzicht.
Herinneringen, aanmaningen en correspondentie.
Eventuele bezwaren en jouw reactie daarop.
Een incassobureau kan betaling proberen te verkrijgen, maar mag niet zelf beslag leggen. Daarvoor gelden andere bevoegdheden en procedures, waarbij een gerechtsdeurwaarder een rol speelt.
Voorkom dat herinneringen losstaan van je administratie
Debiteurenbeheer werkt beter als facturatie, bankverwerking en opvolging op elkaar aansluiten.
Wijs daarom iemand aan die periodiek de openstaande posten controleert. Noteer per achterstallige factuur de laatste actie, de gemaakte afspraak en het volgende controlemoment.
Automatische herinneringen kunnen ondersteunen, zolang je uitzonderingen kunt blokkeren. Denk aan een lopende betalingsregeling, een betwiste factuur of een betaling die nog moet worden verwerkt.
Met managementrapportages kun je volgen hoeveel geld vastzit in achterstallige facturen. Via financial control kun je vervolgens onderzoeken waar vertraging ontstaat: bij de klant, de factuurkwaliteit of de interne opvolging.
Ondersteuning van KOOT Finance
KOOT Finance helpt ondernemers hun administratie en financiële processen overzichtelijk te houden. Een actueel debiteurenoverzicht vormt daarbij de basis voor gerichte opvolging.
Bekijk onze diensten of lees meer over onze ondersteuning als boekhouder in Den Haag. De werkzaamheden rond facturatie en debiteurenbeheer spreken we vooraf af.
Informatie over onze samenwerking vind je bij de veelgestelde vragen en in onze algemene voorwaarden. Die voorwaarden gelden voor onze eigen dienstverlening en zijn geen standaardtekst voor jouw klanten.
Wettelijke achtergrond
De regels over verzuim, wettelijke rente en buitengerechtelijke incassokosten staan onder meer in Boek 6 van het Burgerlijk Wetboek.
De versie van Boek 6 per 1 juli 2025 is beschikbaar voor historische raadpleging. Controleer voor een concrete vordering welke wetgeving en afspraken daarop van toepassing zijn.