1. Verwerkingsverantwoordelijke
KOOT Finance is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.
KOOT Finance is gevestigd te Den Haag en bereikbaar via max@kootservices.com en kootfinance.nl.
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?
Afhankelijk van uw contact met ons verwerken wij onder meer uw naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam, functie en de inhoud van uw bericht of correspondentie.
Voor onze dienstverlening kunnen wij daarnaast contact-, bedrijfs-, financiële, administratieve, fiscale, identificatie-, verificatie-, factuur- en betaalgegevens verwerken.
Via de website kunnen technische gegevens worden verwerkt, zoals IP-adres, browser, apparaat, bezochte pagina’s, verkeersbron, interacties en cookie-identificatoren. Verstuur geen bijzondere of zeer gevoelige gegevens via het algemene contactformulier zonder voorafgaande afspraak.
3. Doeleinden van de verwerking
Wij gebruiken persoonsgegevens om contactverzoeken te beantwoorden, kennismakingen en offertes voor te bereiden, overeenkomsten uit te voeren, diensten te leveren, facturen en betalingen te verwerken en aan wettelijke verplichtingen te voldoen.
Daarnaast kunnen wij gegevens gebruiken voor cliëntenonderzoek op grond van de Wwft, beveiliging, fraudepreventie, verbetering van onze website en dienstverlening, websiteanalyse en het meten van advertenties en campagnes.
4. Wettelijke grondslagen
Wij verwerken persoonsgegevens op basis van de uitvoering of voorbereiding van een overeenkomst, een wettelijke verplichting, een gerechtvaardigd belang of uw toestemming.
Toestemming wordt onder meer gebruikt voor niet-noodzakelijke cookies, Google Analytics en Meta Pixel. U kunt toestemming altijd intrekken. Dit heeft geen terugwerkende kracht.
5. Contactformulier en communicatie
Via het contactformulier verwerken wij uw naam, e-mailadres, telefoonnummer en bericht. Deze gegevens worden gebruikt om uw aanvraag te beoordelen en contact met u op te nemen.
Ontstaat geen klantrelatie, dan bewaren wij deze gegevens in beginsel maximaal twee jaar na het laatste inhoudelijke contact, tenzij een langere termijn noodzakelijk is vanwege een wettelijke verplichting of geschil.
6. Dienstverlening aan klanten
Wanneer u klant wordt, verwerken wij de gegevens die nodig zijn voor de overeengekomen werkzaamheden. Daarbij kan het gaan om gegevens van ondernemers, bestuurders, werknemers, klanten, leveranciers en andere zakelijke relaties.
Verwerken wij gegevens uitsluitend namens een klant, dan kan de klant verwerkingsverantwoordelijke zijn en treedt KOOT Finance op als verwerker. Waar nodig sluiten wij een verwerkersovereenkomst.
8. Met wie delen wij persoonsgegevens?
Wanneer dit noodzakelijk is, kunnen wij gegevens delen met Framer, Google, Meta, e-mail- en communicatieleveranciers, leveranciers van boekhoud- en cloudsoftware, accountants, fiscalisten, juristen, IT-specialisten en bevoegde overheidsinstanties.
Met verwerkers maken wij waar nodig afspraken over beveiliging, vertrouwelijkheid en gegevensverwerking. KOOT Finance verkoopt uw persoonsgegevens niet.
9. Doorgifte buiten de EER
Google, Meta en andere internationale dienstverleners kunnen persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken.
Bij internationale doorgifte wordt gebruikgemaakt van een geldig mechanisme, zoals een adequaatheidsbesluit, een toepasselijk Data Privacy Framework of door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen, waar nodig aangevuld met extra maatregelen.
10. Bewaartermijnen
Contactaanvragen zonder klantrelatie bewaren wij maximaal twee jaar. Klant-, factuur- en administratieve gegevens worden in beginsel zeven jaar bewaard wanneer de fiscale bewaarplicht geldt. Voor gegevens over onroerende zaken kan een termijn van tien jaar gelden.
Wwft-gegevens bewaren wij gedurende de wettelijk voorgeschreven termijn. Google Analytics-gegevens worden in beginsel niet langer dan veertien maanden bewaard. Meta Pixel-gegevens worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor meting en marketing, overeenkomstig de instellingen en het beleid van Meta.
11. Beveiliging
Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen tegen verlies, misbruik, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging. De maatregelen worden afgestemd op de aard en gevoeligheid van de gegevens en de risico’s van de verwerking.
12. Uw privacyrechten
U kunt verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking of overdracht van uw persoonsgegevens. Ook kunt u bezwaar maken, toestemming intrekken en een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Stuur uw verzoek naar max@kootservices.com. Wij reageren in beginsel binnen één maand. Om misbruik te voorkomen kunnen wij uw identiteit op passende wijze controleren, zonder onnodig om een volledige kopie van een identiteitsbewijs te vragen.
13. Geautomatiseerde besluitvorming
KOOT Finance neemt geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en die voor u rechtsgevolgen hebben of u anderszins in aanmerkelijke mate treffen.
14. Wijzigingen en contact
Wij kunnen deze verklaring aanpassen wanneer onze dienstverlening, website, gebruikte technieken of wetgeving wijzigen. De meest actuele versie staat altijd op kootfinance.nl.
Vragen over privacy of gebruikmaken van uw rechten? Neem contact op via max@kootservices.com. Een klacht kan worden ingediend via autoriteitpersoonsgegevens.nl.
