Projectadministratie uitbesteden aan een Exact Online-dienstverlener

Projectadministratie in Exact Online: grip op uren, kosten en resultaat

Een project kan op papier winstgevend lijken terwijl er nog uren ontbreken, leveranciersfacturen onderweg zijn of meerwerk niet is gefactureerd. Je ziet dan een marge die hoger is dan wat je uiteindelijk overhoudt.

Een goede projectadministratie brengt die informatie bij elkaar. Je volgt per opdracht welke afspraken zijn gemaakt, hoeveel werk is uitgevoerd, welke kosten zijn ontstaan en wat nog moet worden gefactureerd.

Exact Online kan daarbij ondersteunen. De kwaliteit van het overzicht hangt wel af van de inrichting, de beschikbare functionaliteit en de manier waarop medewerkers gegevens aanleveren. Uitbesteden kan de verwerking en controle verbeteren, maar informatie over voortgang en werkzaamheden blijft uit je eigen organisatie komen.

KootfinanceKrijg grip op je projectadministratieKOOT Finance helpt groeiende ondernemingen met administratie, actuele rapportages en financial control voor betere financiële beslissingen.Ontdek KOOT Finance

Wat houdt projectadministratie in?

Bij projectadministratie koppel je financiële en operationele gegevens aan een afzonderlijke opdracht. Denk aan:

• Het afgesproken budget en de verkoopprijs.

• Gewerkte uren en bijbehorende kostprijzen.

• Inkoopkosten, inhuur en overige directe kosten.

• Facturatieafspraken en goedgekeurd meerwerk.

• Verzonden facturen en openstaande betalingen.

• De verwachte werkzaamheden en kosten tot afronding.

Daarmee beantwoord je meer dan de vraag hoeveel er is uitgegeven. Je wilt ook weten of het project binnen budget blijft en welk resultaat je bij afronding verwacht.

Een aanvullende introductie vind je in de uitleg over projectadministratie van ProjectHours.

Wat kun je met Exact Online?

Exact biedt projectadministratiesoftware waarmee je onder meer uren, kosten en facturen per project kunt verwerken. Ook ondersteunt de software verschillende facturatiemethoden, zoals nacalculatie en een vaste aanneemsom.

Welke mogelijkheden beschikbaar zijn, hangt af van je pakket. Uitgebreide budgettering, capaciteitsplanning, omzetverantwoording en geïntegreerde Power BI-rapportage zijn niet zonder meer onderdeel van iedere uitvoering. Controleer daarom vooraf welke functies je nodig hebt en welke licentie daarbij past. Het productoverzicht van Exact laat de verschillen zien.

Werk je al met Exact Online voor je boekhouding? Ga dan niet automatisch ervan uit dat je huidige abonnement ook alle gewenste projectfuncties bevat. Bekijk daarnaast de achtergrondinformatie van Exact over projectadministratie.

Begin bij de afspraken over je projecten

Voordat je software inricht, moet duidelijk zijn hoe je opdrachten uitvoert en factureert. Een adviesopdracht op uurbasis vraagt om andere controles dan een implementatieproject met een vaste prijs.

Nacalculatie

Bij nacalculatie factureer je op basis van afgesproken tarieven en de werkzaamheden of kosten die volgens de overeenkomst mogen worden doorbelast.

Belangrijke vragen zijn:

• Zijn alle gewerkte uren geregistreerd?

• Zijn de uren goedgekeurd?

• Kloppen de tarieven?

• Welke uren zijn declarabel?

• Zijn er afspraken over een maximumbudget?

Gewerkte uren zijn niet automatisch factureerbare uren. Herstelwerk, interne afstemming of werkzaamheden buiten de opdracht kunnen bijvoorbeeld voor eigen rekening blijven.

Vaste prijs

Bij een vaste prijs ligt de afgesproken vergoeding in beginsel vast. Extra uren verhogen dan je kosten zonder dat je automatisch meer mag factureren.

Volg daarom niet alleen het verbruikte budget, maar ook het werk dat nog moet gebeuren. Bespreek afwijkingen en leg aanvullend werk vast voordat onduidelijkheid ontstaat over de vergoeding.

Termijnen en mijlpalen

Bij termijnfacturatie moet duidelijk zijn wanneer een factuur mag worden verstuurd. Bijvoorbeeld na een afgesproken datum, oplevering of goedkeuring door de klant.

Houd facturatie, betaling en projectvoortgang afzonderlijk bij. Een verstuurde termijnfactuur betekent niet vanzelf dat hetzelfde deel van het werk is uitgevoerd.

Projectadministratie inrichten in vijf stappen

1. Kies een werkbare projectstructuur

Geef ieder project een unieke code en wijs een verantwoordelijke aan. Leg daarnaast minimaal de klant, opdrachtomschrijving, prijsafspraken en planning vast.

Gebruik fases of deelprojecten als je daar daadwerkelijk op wilt sturen. Een uitgebreide indeling heeft weinig waarde wanneer medewerkers niet weten waar zij hun uren moeten boeken.

2. Leg budgetten en tarieven vast

Maak onderscheid tussen het verkooptarief en de interne kostprijs van een uur.

Het verkooptarief bepaalt wat je volgens de opdracht kunt factureren. De interne kostprijs gebruik je om de inzet van medewerkers in je projectresultaat mee te nemen.

Spreek af welke kosten in dat interne tarief zitten. Zijn bijvoorbeeld alleen personeelskosten verwerkt, of ook een opslag voor algemene kosten? Zonder die afspraak kun je projectmarges verkeerd interpreteren.

3. Spreek af wie registreert en goedkeurt

Medewerkers leveren hun uren aan. Een projectverantwoordelijke controleert of die uren bij de werkzaamheden en opdracht passen. De administratie verwerkt de goedgekeurde gegevens volgens de afgesproken werkwijze.

Leg een vast aanlevermoment vast. Bijvoorbeeld iedere week, met een controle op ontbrekende registraties.

Een externe administrateur kan signaleren dat uren ontbreken, maar kan niet zelfstandig vaststellen hoeveel tijd iemand op locatie heeft gewerkt.

4. Koppel kosten aan het juiste project

Zorg dat projectinformatie beschikbaar is bij inkoopfacturen, declaraties en externe inhuur.

Een betaling via de bank is daarbij niet hetzelfde als een projectkostenboeking. Een bankmutatie kan bijvoorbeeld een eerder geboekte factuur afwikkelen. Boek je hetzelfde bedrag vervolgens opnieuw als projectkosten, dan tel je het dubbel.

Controleer ook facturen die over meerdere projecten moeten worden verdeeld.

5. Test de volledige verwerking

Kies een representatief project en controleer de hele route: van urenregistratie en inkoop tot facturatie en rapportage.

Test bijvoorbeeld:

• Een correctie op eerder geregistreerde uren.

• Een inkoopfactuur die over twee projecten wordt verdeeld.

• Meerwerk met een afwijkend tarief.

• Een creditfactuur.

• De afsluiting van een afgerond project.

Breid de inrichting uit zodra duidelijk is dat de gegevens correct worden verwerkt en de rapportages aansluiten.

Welke werkzaamheden kun je uitbesteden?

Je kunt onder meer de administratieve inrichting, verwerking, controles en rapportage laten verzorgen. Spreek concreet af wat de opdracht omvat.

Btw-aangiften, bankverwerking en managementrapportages zijn niet automatisch inbegrepen omdat je projectadministratie uitbesteedt. Neem deze werkzaamheden afzonderlijk op in de afspraken.

Voor een bredere introductie kun je het artikel over administratie uitbesteden voor ondernemers lezen.

Welke cijfers wil je per project zien?

Een bruikbaar overzicht laat zien wat is begroot, wat daadwerkelijk is verwerkt en wat je nog verwacht.

Neem bijvoorbeeld op:

• Opdrachtwaarde: inclusief goedgekeurd meerwerk.

• Gerealiseerde uren en kosten: tot de rapportagedatum.

• Nog te verwachten kosten: voor de resterende werkzaamheden.

• Verwacht eindresultaat: opdrachtwaarde minus totale verwachte projectkosten.

• Facturatiestatus: wat is gefactureerd en wat volgt nog?

• Betaalstatus: welke facturen staan open?

Maak duidelijk welke kosten in het projectresultaat zijn opgenomen. Een marge vóór algemene bedrijfskosten is geen nettowinst.

Voorbeeld: waarom vooruitkijken nodig is

Stel dat je een project uitvoert voor een vaste prijs van € 20.000 exclusief btw.

Tot nu toe heb je:

• 120 uur besteed tegen een interne kostprijs van € 60: € 7.200.

• € 2.000 aan externe kosten gemaakt.

De verwerkte kosten zijn daarmee € 9.200. Het verschil met de opdrachtwaarde is € 10.800, maar het project is nog niet af.

Je verwacht nog 100 uur werk en € 1.000 aan externe kosten. Dat is samen € 7.000.

De totale verwachte projectkosten bedragen dan € 16.200. Het verwachte projectresultaat is € 3.800, oftewel 19% van de opdrachtwaarde. Eventuele algemene kosten die niet in de gebruikte kostprijzen zitten, gaan daar nog vanaf.

Dit is een prognose voor projectsturing. Het is niet automatisch het resultaat dat je op dat moment in de winst-en-verliesrekening mag opnemen.

Hoe actueel zijn de rapportages?

Een dashboard kan alleen tonen wat is aangeleverd en verwerkt.

Wanneer medewerkers achterlopen met urenregistratie of inkoopfacturen nog ontbreken, is het getoonde resultaat onvolledig. Ook een technisch goed werkende koppeling lost dat niet op.

Leg daarom bij een rapportage vast:

• Tot welke datum gegevens zijn verwerkt.

• Welke uren of facturen nog ontbreken.

• Welke kosten zijn geschat.

• Wanneer de prognose voor het resterende werk is bijgewerkt.

Gedeeld werken kan de afstemming verbeteren. Het vervangt geen afspraken over documentbeheer en goedkeuring. Meer achtergrond daarover staat in het artikel over documentmanagement bij administratiekantoren. Ook OndernemersBelang bespreekt de samenwerking met een Exact Online-administratiekantoor.

Wat kost uitbesteden en hoelang duurt de inrichting?

Er is geen vast bedrag of standaarddoorlooptijd die voor iedere projectadministratie klopt.

De omvang wordt onder meer bepaald door het aantal actieve projecten, medewerkers, facturatiemethoden en koppelingen. Ook de kwaliteit van de bestaande administratie telt mee. Achterstanden en onduidelijke projectstanden moeten eerst worden uitgezocht.

Vraag om een voorstel waarin deze onderdelen herkenbaar zijn:

Het basistarief voor een reguliere boekhouding is geen prijsopgave voor een complete projectadministratie met inrichting en uitgebreide rapportages. Bij KOOT Finance stemmen we deze werkzaamheden af op de situatie. Bekijk daarvoor de tarieven en mogelijkheden.

Beoordeel het nut van uitbesteden aan de hand van je eigen situatie: hoeveel tijd kost de verwerking nu, hoeveel herstelwerk ontstaat er en blijven er factureerbare werkzaamheden liggen? Het artikel van TipsOndernemers over financiële administratie uitbesteden biedt aanvullende achtergrond. Een algemene besparingsbelofte vervangt die eigen afweging niet.

Zorg dat je werkwijze meegroeit

Wanneer het aantal projecten toeneemt, worden mondelinge afspraken en losse overzichten lastiger te beheren. Maak daarom duidelijk wie projecten opent, budgetten aanpast, meerwerk goedkeurt en opdrachten afsluit.

Voor bredere inspiratie over ondernemen en groei kun je de groeitrends en praktische voorbeelden van OnTheRice bekijken. Vertaal ideeën steeds naar concrete afspraken die bij jouw organisatie passen.

Ondersteuning van KOOT Finance

Bij KOOT Finance verbinden we de administratie met de informatie die je nodig hebt om beslissingen te nemen. Voor projectadministratie betekent dat: duidelijke projectstanden, verklaarbare afwijkingen en inzicht in wat nog moet gebeuren.

De benodigde ondersteuning kan bestaan uit administratieve verwerking, managementrapportages of financial control. Is er tijdelijk extra capaciteit nodig voor inrichting, achterstanden of overdracht, dan kan interim finance aansluiten.

Bekijk ons dienstenoverzicht om te zien welke ondersteuning past bij jouw onderneming.

Veelgestelde vragen

Kan ik mijn projectadministratie volledig uitbesteden?

Je kunt veel administratieve werkzaamheden uitbesteden. Je eigen organisatie blijft informatie aanleveren over gewerkte uren, voortgang, gemaakte afspraken en meerwerk. Leg vast wie welke gegevens controleert en goedkeurt.

Heb ik een apart Exact Online-pakket nodig?

Dat hangt af van je huidige abonnement en de gewenste functies. Controleer vooraf of urenregistratie, budgettering, facturatiemethoden en rapportages beschikbaar zijn in jouw pakket.

Weet ik met projectadministratie direct hoeveel winst ik maak?

Je krijgt inzicht in de vastgelegde gegevens. Voor een bruikbare resultaatprognose moet je ook ontbrekende kosten en resterende werkzaamheden meenemen. Controleer bovendien welke kosten wel en niet in de projectmarge zijn verwerkt.

Hoe voorkom ik dat uren of meerwerk niet worden gefactureerd?

Werk met vaste registratiemomenten, inhoudelijke goedkeuring en een periodieke controle op nog te factureren werkzaamheden. Leg meerwerk en prijsafspraken schriftelijk vast.

Krijg ik automatisch een dashboard als ik de administratie uitbesteed?

Dat hangt af van de afgesproken dienstverlening en software. Spreek vooraf af welke rapportages je ontvangt, hoe vaak ze worden bijgewerkt en wie de uitkomsten met je bespreekt.