Overstappen naar Exact Online: complete gids voor mkb en zzp
Voor veel Nederlandse zzp’ers en mkb’ers is overstappen naar Exact Online een logische keuze, zeker als je bedrijf groeit of behoefte heeft aan meer dan simpel kasboekje bijhouden. De combinatie van Nederlandse ondersteuning, een breed accountantsnetwerk en stevige koppelmogelijkheden maakt het pakket geschikt voor wie structuur zoekt. Begin de overstap altijd met een kort projectplan en een inventarisatie van je huidige data.
Kort samengevat:
De overstap naar Exact Online biedt vooral voordelen bij groei, voorraadbeheer of behoefte aan managementrapportages, niet bij minimale facturatie.
Welke gegevens meegaan, hangt af van het oude boekhoudpakket en de gekozen conversieroute. Bij een standaardconversie gaan vaak de meest recente gegevens over; oudere jaren en bijlagen kunnen aparte export, import of archivering vragen.
Een begin van het boekjaar kan overzichtelijk zijn, maar is niet voor elk bedrijf het beste moment. Plan de overstap wanneer de administratie, betrokken medewerkers en conversieroute klaar zijn; betrek je boekhouder vroeg en reserveer tijd voor testen. Bij de PSD2-bankkoppeling van Exact moet je toestemming elke 180 dagen vernieuwen. Verloopt die toestemming, dan kan de automatische transactieverwerking stilvallen totdat je opnieuw bevestigt.
Een testmigratie en aansluiting van de beginsaldi helpen verschillen vóór ingebruikname te vinden. De wettelijke bewaarplicht blijft gelden, ook voor gegevens die niet worden overgezet.
KootfinanceKrijg meer grip op je administratieKOOT Finance helpt groeiende ondernemingen met administratie, actuele rapportages en financial control voor betere financiële besluitvorming.Bekijk KOOT Finance
Inhoudsopgave
Waarom kiezen Nederlandse ondernemingen vaak voor Exact Online
Wat de migratie inhoudt: welke data gaat mee en welke niet
Wanneer en hoe plan je de overstap
Stapsgewijze handleiding: voorbereiding, migratie, testen en livegang
Koppelingen en automatisering: bankkoppeling, facturen en integraties
Valkuilen, controlepunten en wettelijke verplichtingen
Hoe wij je ondersteunen bij de overstap naar Exact Online
Wanneer overstappen wél of juist niet verstandig is
Bronnen
Waarom kiezen Nederlandse ondernemingen vaak voor Exact Online
Exact Online is in Nederland een veelgebruikt boekhoudpakket, mede doordat veel accountantskantoren ermee werken. Dit kan de samenwerking met je boekhouder of administratiekantoor vergemakkelijken, vooral als zij ook met Exact Online werken. De software ondersteunt Nederlandse btw- en belastingregels en biedt functionaliteiten die verder gaan dan basisboekhouding, zoals voorraadbeheer en projectadministratie.
Belangrijke overwegingen zijn:
Nederlandse klantenservice en documentatie, afgestemd op lokale regelgeving.
Een breed netwerk van accountants en administratiekantoren die met Exact Online werken.
Modulaire opbouw, geschikt voor groei en complexere bedrijfsprocessen.
Handige koppelingen en rapportagemogelijkheden.
Het pakket is ook geschikt als je bedrijf verder gaat dan basale facturatie en btw-aangifte. Zodra je te maken krijgt met voorraadbeheer, projectadministratie of meerdere vestigingen, biedt Exact Online ERP-functionaliteit die eenvoudigere tools missen. Voor een zzp’er met alleen een handvol facturen per maand is dat niet altijd nodig.
Belangrijke overwegingen zijn:
Nederlandse klantenservice en documentatie, afgestemd op lokale btw- en IB-regels.
Breed netwerk van accountants en administratiekantoren die met het pakket werken.
Modulaire opbouw: je schaalt mee van eenvoudige boekhouding naar volledige bedrijfsvoering.
Geschikt bij groei, voorraad of behoefte aan managementrapportages.
Heb je alleen een paar facturen per maand en geen personeel of voorraad, dan kan een eenvoudiger of goedkoper pakket soms voldoen. De meerwaarde van Exact Online zit vooral in de combinatie van koppelingen, rapportagemogelijkheden en het gemak waarmee een boekhouder kan meekijken.
Wat de migratie inhoudt: welke data gaat mee en welke niet
Een overstap is geen simpele kopieeractie. Volgens de conversiedocumentatie van Exact beschrijft de standaardconversie voor bepaalde bronpakketten. Welke boekjaren en gegevens meegaan, hangt af van het oude pakket en de gekozen route; controleer daarom vooraf de conversielijst voor jouw pakket. Oudere gegevens, bijlagen en externe koppelingen kunnen aparte export, import of archivering vragen.
Wat meestal wel meegaat:
Grootboekrekeningen en openstaande posten van de recentste boekjaren.
Klant- en leveranciersgegevens, inclusief btw-nummers en betaalvoorwaarden.
Saldi van balansrekeningen op het moment van overstap.
Wat vaak niet automatisch meekomt:
Bijlagen bij boekingen, zoals gescande facturen of contracten.
Koppelingen met externe apps of maatwerkintegraties die opnieuw ingericht moeten worden.
Oudere boekjaren die buiten de standaardconversie vallen.
Voordat je data exporteert, is een opschoonronde nodig. Controleer dubbele relaties, verouderde grootboekrekeningen en openstaande posten die eigenlijk al afgehandeld zijn. Hoe schoner je bronbestand, hoe minder correcties na de import.
Pro-tip: Maak vóór de export een export van je huidige grootboekschema en vergelijk dat met het standaardschema van Exact Online, zodat je mapping-keuzes al vastliggen voordat je begint.
Houd er rekening mee dat bijlagen zoals facturen en contracten apart gearchiveerd moeten blijven, zeker met het oog op de wettelijke bewaarplicht die verderop in dit artikel aan bod komt.
Wanneer en hoe plan je de overstap
Plan de overstap op een rustig moment wanneer je administratie op orde is, de betrokken medewerkers beschikbaar zijn en de conversieroute duidelijk is. Leg vooraf je doelen vast, zoals snellere facturatie of actuele rapportages, en reserveer voldoende tijd voor een testfase om de migratie zorgvuldig te doorlopen.
Voordat je begint, bepaal je concrete doelen: wil je sneller kunnen factureren, actuelere rapportages of minder handmatig werk? Die doelen worden je succescriteria waarmee je achteraf toetst of de overstap geslaagd is.
Praktische aandachtspunten bij de planning:
Wijs één persoon aan die verantwoordelijk is voor het project, ook als je het uitbesteedt.
Reserveer voldoende tijd: reken op enkele weken voor voorbereiding, migratie en testen, afhankelijk van de complexiteit van je administratie.
Betrek je boekhouder of accountant vroeg in het proces, zodat aansluiting op de jaarrekening gewaarborgd blijft.
Communiceer de planning naar medewerkers die met de software gaan werken.
Een succesvolle overstap vraagt vooral om draagvlak binnen de organisatie en duidelijke doelstellingen. Dit verkleint de kans op fouten en vertragingen aanzienlijk. Voor meer informatie over het belang van draagvlak zie deze bron.
Stapsgewijze handleiding: voorbereiding, migratie, testen en livegang
Een gestructureerde aanpak voorkomt verrassingen. De onderstaande stappen volgen de praktijk die ook Wolters Kluwer adviseert voor overstappen tussen boekhoudsystemen.
Inventariseer je huidige administratie. Breng in kaart welke grootboekrekeningen, relaties en koppelingen je gebruikt, en welke je wilt meenemen.
Maak een back-up. Zorg voor een volledige export van je bestaande systeem voordat je iets aanpast, inclusief een kopie van alle bijlagen.
Controleer rechten en bewaartermijnen. Stel vast wie toegang krijgt tot het nieuwe systeem en welke documenten je apart moet archiveren vanwege wettelijke bewaarplicht.
Exporteer en map je data. Zet grootboekrekeningen, relaties en openstaande posten om naar het format van Exact Online, met aandacht voor afwijkende rekeningschema’s.
Importeer in een testadministratie. Voer de migratie eerst uit in een testomgeving, niet direct in je productieve administratie.
Reconcilieer de saldi. Vergelijk de geïmporteerde saldi met je oude systeem, rekening voor rekening, tot de verschillen verklaarbaar zijn.
Test koppelingen en workflows. Controleer bankkoppeling, facturatie en eventuele apps voordat je live gaat.
Ga live en plan nazorg. Zet de testadministratie om naar productie en plan in de eerste weken extra controlemomenten.
Pro-tip: Laat de testmigratie minimaal één volledige boekingsperiode doorlopen, inclusief een btw-aangifte, voordat je definitief overstapt.
De testfase is waar de meeste risico’s zichtbaar worden. Fouten in mapping of ontbrekende relaties vallen hier op zonder dat ze je lopende administratie beïnvloeden. Na livegang blijft nazorg nodig: controleer de eerste bankafschriften, factuurnummering en rapportages extra zorgvuldig, zodat afwijkingen vroeg worden opgemerkt in plaats van pas bij de jaarafsluiting.
Koppelingen en automatisering: bankkoppeling, facturen en integraties
Een bankkoppeling is een belangrijk aandachtspunt bij de overstap. Bij de PSD2-bankkoppeling van Exact moet je de toestemming elke 180 dagen vernieuwen. Verloopt de toestemming, dan kan de automatische transactieverwerking stilvallen totdat je opnieuw bevestigt. Plan daarom een herinnering in je agenda.
Voor factuurverwerking geldt een vergelijkbaar aandachtspunt. Oplossingen die werken met automatische tekstherkenning en inbox-to-booking workflows besparen tijd, maar praktijkvoorbeelden laten zien dat herkenning, relatiekoppeling en grootboekkoppeling altijd gecontroleerd moeten worden. Automatisering verhoogt de snelheid, maar vervangt geen steekproefcontrole.
Belangrijke aandachtspunten bij koppelingen:
Test de bankkoppeling met een kleine set transacties voordat je volledig overschakelt.
Bouw een fallback-proces in voor het geval een koppeling tijdelijk uitvalt, bijvoorbeeld handmatige invoer.
Controleer na elke software-update of koppelingen nog correct functioneren.
Stem met je boekhouder af welke integraties (zoals Zenvoices voor inkoopfacturen) aansluiten op jouw workflow.
Valkuilen, controlepunten en wettelijke verplichtingen
De meest voorkomende fout bij een overstap is te weinig tijd reserveren voor testen, waardoor fouten pas bij de btw-aangifte of jaarafsluiting aan het licht komen. Een tweede veelgemaakte fout is het niet vooraf afstemmen van het grootboekschema, wat later tot verwarrende rapportages leidt.
Wettelijk gezien ben je als ondernemer verplicht je administratie te bewaren. Volgens de Belastingdienst geldt een bewaartermijn van 7 jaar voor je basisadministratie, en 10 jaar voor gegevens over onroerende zaken. Digitale opslag is toegestaan, mits de gegevens controleerbaar blijven en binnen redelijke termijn raadpleegbaar zijn.
Na de livegang zijn controlepunten essentieel:
Doe een steekproef op geboekte facturen om te checken of bedragen en btw-codes kloppen.
Stem bankafschriften handmatig af met je grootboek gedurende de eerste maanden.
Controleer of btw- en IB-aangiftes aansluiten op de nieuwe rapportages voordat je ze indient.
Bewaar oude systeemdata en bijlagen apart, ook als ze niet zijn meegeconverteerd.
Zorgvuldigheid in deze fase voorkomt dat kleine mappingfouten doorsijpelen naar je officiële aangiftes.
Hoe wij je ondersteunen bij de overstap naar Exact Online
Een overstap kost tijd die je als ondernemer liever in je bedrijf steekt. Wij kunnen ondersteuning bieden bij de migratie, van data-inventarisatie tot livegang en de eerste nazorgcontroles, zodat jij je kunt richten op je klanten in plaats van op grootboekschema’s.
Onze dienstverlening sluit aan op verschillende fasen van de overstap:
Administratie uitbesteden: we nemen de lopende boekhouding in Exact Online volledig over, inclusief facturatie, inkoop en bankmutaties.
Implementatieondersteuning: we verzorgen data-mapping, testmigratie en afstemming met je bestaande rekeningschema.
Reporting: na de overstap zetten we actuele managementrapportages op, zodat je meteen stuurinformatie hebt in plaats van alleen historische cijfers.
Interim finance: bij een tijdelijke piek in de overstap kunnen we extra capaciteit leveren zonder dat je iemand hoeft aan te nemen.
Ons proces start met een intake waarin we je huidige situatie en doelen bespreken, gevolgd door een concreet projectplan, de daadwerkelijke migratie en nazorg in de eerste maanden. De administratiedienst start vanaf € 99 per maand; voor reporting en interim ondersteuning werken we met offertes op maat, te vinden op onze tarievenpagina. Bekijk ons volledige dienstenoverzicht om te zien wat het beste aansluit bij jouw situatie.
Wanneer overstappen wél of juist niet verstandig is
De aantrekkingskracht van Exact Online zit in de belofte van meer overzicht en automatisering, maar die belofte is niet voor elk bedrijf even relevant. Een zzp’er met vijf facturen per maand en geen voorraad wint weinig bij de uitgebreide ERP-functies waar het pakket om bekendstaat. Voor hen weegt de implementatietijd soms niet op tegen het resultaat.
De overstap wordt pas echt waardevol zodra complexiteit toeneemt: meerdere medewerkers, voorraadbeheer, projectadministratie of de wens om sneller te kunnen bijsturen op cijfers. In die gevallen is een gefaseerde overstap vaak verstandiger dan alles in één weekend omzetten. Begin met de kernboekhouding, voeg daarna pas geavanceerde rapportages of koppelingen toe.
Wie twijfelt of de stap nu zinvol is, doet er goed aan eerst de eigen processen in kaart te brengen voordat er een systeem gekozen wordt. Een korte scan van je huidige administratie geeft vaak al duidelijkheid over wat echt nodig is.
Dit artikel bevat algemene informatie en vervangt niet het advies van een gekwalificeerde financieel adviseur. Raadpleeg een gekwalificeerde financiële professional over uw eigen situatie voordat u op basis van deze inhoud handelt.
Veelgestelde vragen
Is Exact Online een Nederlands bedrijf?
Exact Online wordt ontwikkeld en aangeboden door Exact, een bedrijf met Nederlandse wortels dat zich specifiek richt op boekhouding en bedrijfsvoering voor de Nederlandse markt. De software is afgestemd op Nederlandse btw- en aangifteregels en wordt breed ondersteund door Nederlandse accountants.
Hoeveel kost Exact Online?
De exacte prijs van Exact Online zelf is niet via onze dienstverlening vastgelegd en is afhankelijk van het gekozen pakket en aantal gebruikers; raadpleeg hiervoor de officiële prijspagina van Exact. Laat je de administratie door ons uitbesteden, dan start die dienst vanaf € 99 per maand, inclusief gebruik van Exact Online.
Hoe maak ik een Exact Online-account aan?
Je start een Exact Online-account doorgaans via de officiële website van Exact, waar je een pakket kiest en de basisgegevens van je onderneming invoert. Voor een soepele start is het verstandig eerst je grootboekschema en relaties voor te bereiden, zodat je direct correct kunt inrichten.
Hoe koppel ik mijn bank aan Exact Online?
Een bankkoppeling in Exact Online verloopt via PSD2, waarbij je expliciet toestemming geeft voor het delen van transactiegegevens met de software. Deze toestemming moet periodiek, doorgaans elke 180 dagen, opnieuw worden bevestigd om de koppeling actief te houden, zoals ook overstapadviezen benadrukken.
Hoe lang moet ik mijn oude boekhouding bewaren na de overstap?
Volgens de Belastingdienst geldt een wettelijke bewaartermijn van 7 jaar voor je administratie, oplopend tot 10 jaar voor gegevens over onroerende zaken. Deze verplichting blijft gelden na een overstap naar nieuwe software, ook voor data die niet automatisch is meegeconverteerd.