Inkoopfacturen automatiseren: wat het echt oplevert

Inkoopfacturen automatiseren: wat het echt oplevert

Facturen in verschillende mailboxen, bonnetjes die blijven liggen en gegevens die je telkens opnieuw invoert: het maakt je administratie onnodig tijdrovend. Inkoopfacturen automatiseren kan dat werk verminderen. De grootste verbetering ontstaat wanneer software en duidelijke werkafspraken op elkaar aansluiten.

Bij KOOT Finance gebruiken we Zenvoices voor de verwerking van inkoopfacturen en WeFact voor verkoopfacturatie. In combinatie met een boekhoudpakket zoals Exact Online helpen deze toepassingen om documenten en boekingen overzichtelijk te verwerken.

Wat kun je automatiseren, welke controles blijven nodig en wanneer levert het daadwerkelijk iets op?

KootfinanceKrijg meer grip op uw administratieKOOT Finance helpt groeiende ondernemingen met administratie, actuele rapportages en financiële processen die betere beslissingen ondersteunen.Bekijk wat KOOT Finance doet

Wat betekent inkoopfacturen automatiseren?

Inkoopfacturen zijn facturen die je van leveranciers ontvangt, bijvoorbeeld voor materialen, software of ingehuurde diensten.

Bij automatische factuurverwerking ondersteunt software verschillende stappen:

• facturen ontvangen en verzamelen;

• gegevens herkennen, zoals leverancier, factuurnummer en bedragen;

• een boekingsvoorstel opstellen;

• een factuur ter goedkeuring aanbieden;

• de boeking doorgeven aan het boekhoudpakket.

Hoe ver je dit automatiseert, hangt af van de software, instellingen en afspraken binnen je onderneming. Een terugkerend abonnement vraagt bijvoorbeeld om een andere beoordeling dan een onverwachte factuur van een nieuwe leverancier.

Facturen herkennen, boeken en betalen zijn afzonderlijke stappen. Een correct ingelezen factuur is daarmee nog niet inhoudelijk goedgekeurd of betaald.

Begin bij een duidelijke aanleverroute

Automatisering helpt weinig als facturen ontbreken. Daarom begint een werkbare inrichting met een vaste plek waar documenten binnenkomen.

Gebruik bijvoorbeeld één factuurmailbox en spreek af hoe medewerkers bonnetjes of zelf gedownloade facturen aanleveren. Bepaal ook wie controleert of documenten uit leveranciersportalen zijn opgehaald.

Voorkom dat dezelfde factuur via meerdere routes wordt verwerkt. Een document dat rechtstreeks wordt doorgestuurd én later opnieuw wordt geüpload, kan extra controlewerk veroorzaken.

Leg daarom drie zaken vast: waar documenten binnenkomen, wie ze aanlevert en wie ontbrekende stukken opvolgt.

Inkoopfacturen verwerken met Zenvoices

Zenvoices kan aangeleverde facturen en bonnetjes omzetten in boekingsvoorstellen. Na goedkeuring kunnen deze worden verwerkt in het gekoppelde boekhoudpakket. Welke stappen daarbij automatisch verlopen, hangt af van de inrichting.

De zelflerende factuurherkenning ondersteunt het overnemen van gegevens. Meer hierover lees je in de uitleg over factuurherkenning in Zenvoices.

Begin met herkenbare, terugkerende facturen. Controleer eerst of de voorstellen consequent goed zijn voordat je meer verwerking automatiseert.

Welke controles blijven nodig?

Bij de beoordeling van een factuur kijk je bijvoorbeeld naar:

• Leverancier en factuurnummer: hoort het document bij de juiste leverancier en is het niet eerder verwerkt?

• Inhoud: zijn de goederen of diensten daadwerkelijk geleverd?

• Bedragen: sluiten prijs en aantallen aan op de afspraak?

• Boeking: horen de kosten bij de gekozen categorie, administratie en periode?

• Btw: past de voorgestelde verwerking bij deze aankoop?

• Afwijkingen: gaat het om een creditfactuur, vooruitbetaling of onverwachte toeslag?

Een herkend bedrag vertelt niet of een leverancier zijn opdracht goed heeft uitgevoerd. Daarvoor blijft informatie uit de onderneming nodig.

Goedkeuren en betalen apart organiseren

Spreek af wie inhoudelijk akkoord geeft op een factuur en wie betalingen mag uitvoeren. Bij een kleine onderneming kan dat dezelfde persoon zijn, maar het blijven verschillende beslissingen.

Een praktische verdeling is:

Bevestig een gewijzigd rekeningnummer via een vertrouwd contactkanaal bij de leverancier. Neem een wijziging niet zonder aanvullende controle over uit een factuur of e-mail.

Zorg bovendien dat iemand vastgelopen facturen opvolgt. Een digitale goedkeuringsroute heeft weinig waarde als documenten daar weken blijven staan.

Hoe sluiten Zenvoices, WeFact en Exact Online op elkaar aan?

Binnen onze werkwijze hebben de toepassingen verschillende rollen:

Zenvoices biedt een koppeling met Exact Online. De beschikbare mogelijkheden en instellingen bepalen hoe de verwerking wordt ingericht. Bekijk de informatie over Zenvoices koppelen met Exact Online.

Voor verkoopfacturatie gebruiken we WeFact. Daarmee kun je onder meer offertes en facturen maken en gegevens via boekhoudkoppelingen overdragen. WeFact biedt zelf ook mogelijkheden voor inkoopfacturen; de verdeling hierboven beschrijft onze werkwijze en niet de volledige functionaliteit van ieder pakket.

Maak vooraf duidelijk welke toepassing leidend is voor iedere factuurstroom. Zo voorkom je dat dezelfde factuur via twee koppelingen in de administratie terechtkomt.

Wat levert automatisering op?

De opbrengst hangt af van je huidige proces. Vooral handmatig invoeren, zoeken naar documenten en herstellen van fouten kunnen veel tijd kosten.

Een rekenvoorbeeld maakt dit concreet. Stel dat je maandelijks 100 inkoopfacturen verwerkt:

Dit is een illustratie, geen gegarandeerd resultaat. Je moet daarnaast rekening houden met softwarekosten, inrichting en eventuele begeleiding.

Meet daarom hoeveel tijd je werkelijk besteedt aan verzamelen, verwerken en corrigeren. Vergelijk dat na invoering met dezelfde werkzaamheden. Kijk ook of facturen sneller beschikbaar zijn en minder vaak blijven liggen.

Zo voer je automatisering stap voor stap in

1. Breng de huidige werkwijze in kaart

Noteer waar facturen binnenkomen, wie ze verwerkt en waar vertraging ontstaat. Neem ook creditfacturen, bonnetjes en documenten uit leveranciersportalen mee.

2. Maak verantwoordelijkheden duidelijk

Bepaal wie aanlevert, wie vragen beantwoordt en wie goedkeurt. Regel vervanging bij afwezigheid.

3. Test met verschillende facturen

Gebruik zowel eenvoudige als afwijkende voorbeelden. Denk aan een abonnement, een creditfactuur en een factuur met meerdere kostensoorten.

4. Controleer de aansluiting

Vergelijk de documenten en bedragen met wat in het boekhoudpakket terechtkomt. Let op ontbrekende en dubbele boekingen.

5. Breid gecontroleerd uit

Automatiseer meer wanneer de verwerking betrouwbaar blijkt. Houd zicht op afgewezen documenten, foutmeldingen en facturen die op goedkeuring wachten.

Bewaar ook de onderliggende documenten

De boeking alleen is niet voldoende. De factuur moet beschikbaar en controleerbaar blijven.

Volgens de Belastingdienst bewaar je facturen in beginsel zeven jaar. Voor facturen over onroerende zaken en bepaalde eenloketregelingen geldt tien jaar. Digitaal ontvangen facturen bewaar je digitaal. Voor het vervangen van papieren originelen door scans gelden voorwaarden.

Controleer daarom hoe je documenten kunt terugvinden en exporteren, ook wanneer je later overstapt naar andere software.

Van actuele facturen naar bruikbaar inzicht

Tijdige factuurverwerking helpt om kosten en openstaande verplichtingen beter te volgen. Dat vormt een basis voor managementrapportages en financial control.

Een actueel factuuroverzicht is nog geen volledige cashflowprognose. Daarvoor zijn ook verwachte ontvangsten, toekomstige uitgaven en betaalmomenten nodig.

Groeit je onderneming sneller dan je financiële organisatie aankan? Dan kan tijdelijke ondersteuning via interim finance helpen om achterstanden weg te werken en processen beter in te richten.

Veelgestelde vragen

Is automatisering ook geschikt voor zzp’ers?

Ja, een duidelijke digitale werkwijze kan ook bij weinig facturen nuttig zijn. Of aanvullende software rendabel is, hangt af van de kosten, je huidige proces en de samenwerking met je boekhouder.

Wordt iedere factuur automatisch geboekt?

Dat hangt af van de instellingen. Bij afwijkingen of ontbrekende informatie blijft aanvullende beoordeling nodig. Bepaal vooraf welke facturen automatisch mogen worden verwerkt.

Moet ik zelf met Zenvoices werken?

Dat hangt af van de taakverdeling. Je rol kan vooral bestaan uit documenten aanleveren, inhoudelijke vragen beantwoorden en facturen goedkeuren.

Heb ik Zenvoices én WeFact nodig?

Niet automatisch. Kijk eerst welke functies je bestaande software biedt. Kies toepassingen op basis van je werkzaamheden en voorkom onnodige overlap.

Worden facturen na verwerking ook automatisch betaald?

Dat volgt niet vanzelf uit het boeken van een factuur. Betaalfunctionaliteit, bevoegdheden en goedkeuring moeten afzonderlijk worden ingericht.

Je factuurverwerking verbeteren?

KOOT Finance helpt je om aanlevering, verwerking en controle praktisch te organiseren. We bekijken waar dubbel werk ontstaat en welke inrichting bij je onderneming past.

Bekijk onze diensten of neem contact op voor een vrijblijvende kennismaking.