Exact Online koppelen: zo verbind je administratie, bank en webshop
Ja, je kunt Exact Online koppelen met accountants, webshops, banken en HR-systemen. Dat doe je via OAuth en de App Store, via PSD2-bankkoppelingen of via de REST API met sync endpoints. Voor bankkoppelingen geldt periodieke toestemming. Voor administratieve gegevens is de bewaartermijn doorgaans 7 jaar; voor gegevens over onroerende zaken en bepaalde OSS-regelingen geldt een termijn van 10 jaar.
Kort samengevat:
Alleen de eerste koppeling is vaak voldoende voor groeiende bedrijven, vooral het uitnodigen van accountants en het beheren van rollen via de cockpit.
PSD2-bankkoppelingen vereisen periodieke toestemming; de rekeninghouder logt daarvoor zelf veilig in bij de bank en deelt geen bankinloggegevens met derden.
Koppelingen moeten stapsgewijs worden getest, vooral met een beperkte dataset, en regelmatig worden gecontroleerd op foutmeldingen en tokens.
Zelfbouw van koppelingen kan snel op limieten stuiten; volg de actuele Exact-documentatie voor ondersteunde synchronisatieopties en importlimieten.
Bij problemen met koppelingen helpt het om de status te controleren in de cockpit of onder Relaties, en de bewaartermijnen voor de administratie te controleren.
KootfinanceKrijg meer grip op je administratieKOOT Finance helpt groeiende ondernemingen met administratie, actuele rapportages en financial control voor betere financiële beslissingen.Bekijk wat KOOT Finance doet
Inhoudsopgave
Waarom Exact Online koppelen loont voor jouw bedrijf
Welke koppelingen komen het meest voor?
Hoe koppel je Exact Online stap voor stap?
Bankkoppelingen en PSD2: wat moet je vooraf regelen?
Wat zijn de API-limieten van Exact Online?
Waar controleer je de status van een koppeling?
Wanneer is uitbesteden slimmer dan zelf koppelen?
Koppelingen laten beheren door Kootfinance
Bronnen
Waarom Exact Online koppelen loont voor jouw bedrijf
Een koppeling levert vooral tijd op. Waar je nu handmatig bankmutaties intikt of facturen overtypt uit een webshop, stroomt die data automatisch de boekhouding in. Hoe actueel de cijfers zijn, hangt af van hoe vaak gegevens worden gesynchroniseerd en verwerkt. Minder handmatige invoer kan het risico op invoerfouten verkleinen. Een koppeling voorkomt fouten niet vanzelf; controleer of gegevens volledig en juist zijn verwerkt. Voor accountants is er nog een extra voordeel: cliëntbeheer wordt overzichtelijker zodra dossiers gekoppeld zijn via één centrale cockpit.
De belangrijkste winst zit hier:
Realtime cijfers in plaats van achterlopende rapportages
Minder handmatige invoer en dus minder fouten
Snellere maandafsluiting doordat mutaties automatisch binnenkomen
Eenvoudiger samenwerken tussen ondernemer en accountant binnen één omgeving
Welke koppelingen komen het meest voor?
Vier типen koppelingen zie je in de praktijk het vaakst terug, en elk heeft een eigen inrichting.
Accountantskoppelingen verlopen via de Accountancy cockpit. Je nodigt de klant uit, kent rollen en rechten toe, en bepaalt zo wie welke onderdelen van de administratie mag inzien of bewerken. Dit is vaak de eerste koppeling die een groeiend bedrijf instelt, nog vóór er sprake is van bank of webshop.
Webshopkoppelingen zijn platformonafhankelijk ingericht: orders, voorraadmutaties en betalingen stromen door naar de boekhouding, ongeacht welk winkelplatform je gebruikt. De exacte functionaliteit verschilt per app in de App Store, dus check per koppeling of voorraadsynchronisatie en btw-afhandeling standaard meegenomen zijn.
Bankkoppelingen kennen twee smaken: de klassieke koppeling en de PSD2-variant. PSD2 haalt vaker transacties op (tot vier keer per dag) en maakt het mogelijk om vanuit Exact Online direct betalingen te verrichten.
HR-koppelingen met salarissystemen zoals Nmbrs of Loket importeren de loonjournaalposten automatisch in de boekhouding, zodat je die niet meer los moet verwerken na elke salarisrun.
Kort overzicht van de scope:
Accountant: uitnodiging, rollen en rechten via de cockpit
Webshop: orders, voorraad en betalingen, platformonafhankelijk
Bank: klassiek of PSD2, met verschil in frequentie en functionaliteit
HR: automatische import van loonjournaalposten vanuit Nmbrs of Loket
Hoe koppel je Exact Online stap voor stap?
De exacte route hangt af van wat je koppelt, maar de basisvolgorde is vergelijkbaar. Voordat je begint: controleer welke gebruikersrechten nodig zijn, maak een back-up of exportlijst van je huidige data, en bepaal welke datasets je wilt synchroniseren. Niet alles hoeft mee: filter bewust op periode of module.
Voor accountants: log in op de Accountancy cockpit, nodig de klant uit via e-mail, en wijs rechten toe per module (verkoop, inkoop, rapportages).
Voor webshops en App Store-koppelingen: registreer de app of maak een private app aan, stel de Redirect URI correct in, en doorloop de OAuth-autorisatie waarbij de klant expliciet toestemming geeft.
Voor ontwikkelaars via de API: registreer een applicatie, vraag access- en refresh-tokens aan, en test eerst in een sandboxomgeving voordat je live gaat. De geldigheidsduur verschilt per token en configuratie, dus bouw op tijd een vernieuwing van koppelingen in.
Nazorg: draai een testsynchronisatie op een kleine dataset, controleer de logs op foutmeldingen, en spreek een fallback-plan af voor het geval de koppeling onverwacht uitvalt.
Pro-tip: Test een nieuwe koppeling altijd eerst met één maand aan data in plaats van de volledige historie. Zo zie je snel of filters en rechten goed staan, zonder dat een fout meteen je hele administratie doorkruist.
Bankkoppelingen en PSD2: wat moet je vooraf regelen?
Het verschil tussen een klassieke bankkoppeling en een PSD2-koppeling zit vooral in snelheid en functionaliteit. Een traditionele koppeling haalt meestal één keer per dag mutaties op; PSD2 doet dat tot vier keer per dag en maakt het bovendien mogelijk om direct vanuit Exact Online te betalen.
Daar staat een verplichting tegenover: de toestemming voor een PSD2-koppeling moet elke 180 dagen opnieuw bevestigd worden, en bij de eerste keer doorloop je een eenmalig Customer Due Diligence proces. De benodigde tijd en verificatie verschillen per bank en situatie. Wat je vooraf klaar moet hebben: zorg dat de rekeninghouder zelf kan inloggen in de zakelijke bankomgeving.
Iemand met tekenbevoegdheid beschikbaar voor de CDD-verificatie
Een agenda-notitie om de consent op tijd te vernieuwen
Sommige banken bieden daarnaast eigen boekhoudkoppelingen naast de PSD2-oplossing van Exact, met verschillen in frequentie, betaalmogelijkheden en ondersteuning voor spaarrekeningen of vreemde valuta, zoals de koppeling met ABN AMRO laat zien. Vergelijk dus per bank wat je daadwerkelijk nodig hebt voordat je kiest.
Wat zijn de API-limieten van Exact Online?
Wie zelf koppelingen bouwt of laat bouwen, botst vroeg of laat op de rate limits van Exact Online. De limieten verschillen per API-functie en bedrijf. Controleer de actuele Exact-documentatie en bouw foutafhandeling in voor limietmeldingen en wachttijden.
Een paar regels voorkomen dat je die limieten sneller opsoupeert dan nodig:
Gebruik Sync APIs en filters in plaats van steeds de volledige dataset op te vragen
Vermijd parallelle calls; verwerk verzoeken sequentieel of via een wachtrij
Bouw retry-logica die onderscheid maakt tussen tijdelijke netwerkfouten en structurele autorisatiefouten
Zet de initiële synchronisatie op volgens de synchronisatiemogelijkheden die Exact voor die gegevensset ondersteunt, en schakel daarna over op incrementele sync. Volg bij limietmeldingen de actuele documentatie en wacht de aangegeven periode af voordat je een verzoek opnieuw verstuurt.
Pro-tip: Kies voor de eerste import de API-functies en paginering die Exact voor de betreffende gegevensset ondersteunt. Controleer de actuele limieten in de ontwikkelaarsdocumentatie en pas je synchronisatie daarop aan.
Waar controleer je de status van een koppeling?
De status van een uitnodiging of koppeling zie je terug in de Accountancy cockpit (voor accountantskoppelingen) of onder Relaties in Exact Online zelf. Bij problemen gaat het meestal om overschreden quota of verlopen autorisatietokens; in beide gevallen helpt het om eerst de rate limit headers te checken en daarna de tokenvernieuwing opnieuw te doorlopen.
Vergeet de bewaarplicht niet: financiële administratie moet in Nederland minimaal 7 jaar bewaard blijven, en 10 jaar bij onroerend goed of OSS-gebruik. Digitale facturen moeten in hun oorspronkelijke vorm blijven staan, met behoud van hun echtheidskenmerken.
Status accountantskoppeling: zichtbaar in de Accountancy cockpit
Status overige koppelingen: zichtbaar onder Relaties
Quotaproblemen: check eerst de actuele limietmelding van Exact voordat je opnieuw probeert
Bewaartermijn: 7 jaar standaard, 10 jaar voor onroerend goed en OSS
Wanneer is uitbesteden slimmer dan zelf koppelen?
Zodra koppelingen meer tijd vragen dan ze besparen, of zodra een verlopen token of gemiste consent-vernieuwing een boekhouding platlegt, wordt het risico groter dan het gemak. Kootfinance neemt die operationele last over: van administratie tot managementrapportages en financial control, zodat koppelingen blijven werken zonder dat jij ze zelf hoeft te bewaken.
Koppelingen laten beheren door Kootfinance
Er zijn alternatieven voor zelf sleutelen aan tokens, consent-vernieuwingen en rate limits: de koppeling wordt beheerd, waardoor jij de cijfers krijgt. Waar een zelfgebouwde integratie na een halfjaar kan vastlopen op een verlopen PSD2-consent of een verkeerd ingestelde filter, kan de administratie, bankkoppeling en rapportages structureel op orde gehouden worden binnen één workflow.
Onze dienstverlening bestaat uit vier onderdelen: administratie vanaf € 99 per maand, reporting, interim finance en financial control. Voor boekhouding werken we met Exact Online, voor verkoopfacturatie met WeFact en voor inkoopverwerking met Zenvoices, zodat elke koppeling in een bewezen combinatie van tools loopt. Twijfel je of jouw huidige koppelingen goed staan ingericht, of wil je de bank, webshop en HR-koppeling in één keer laten opzetten en bewaken? Vraag een intake aan via Kootfinance en we bekijken samen wat nodig is.
Bronnen
Veelgestelde vragen
Hoe koppel ik mijn bankrekening aan Exact Online?
Je kiest tussen een klassieke bankkoppeling of een PSD2-koppeling in Exact Online, waarbij je eenmalig een CDD-proces doorloopt en toestemming geeft. Bij PSD2 vernieuw je die toestemming elke 180 dagen om de koppeling actief te houden.
Hoe koppel ik mijn accountant aan Exact Online?
Je nodigt de accountant uit via de Accountancy cockpit en kent daar rollen en rechten toe per module. De accountant krijgt zo alleen toegang tot de onderdelen die voor het dossier relevant zijn.
Hoe voeg ik een nieuwe gebruiker toe in Exact Online?
Ga naar de gebruikersinstellingen, nodig de persoon uit via e-mail en stel per module in welke rechten die gebruiker krijgt. Dit werkt op dezelfde manier als bij het uitnodigen van een accountant, alleen met een ander rechtenprofiel.
Wat kost het om koppelingen te laten beheren door Kootfinance?
Administratie bij Kootfinance start vanaf € 99 per maand; prijzen voor reporting, interim finance en financial control staan op aanvraag op de tarievenpagina.
Hoe lang moet ik gekoppelde financiële data bewaren?
Financiële administratie die via Exact Online binnenkomt, moet je minimaal 7 jaar bewaren, en 10 jaar bij onroerend goed of OSS-gebruik. Digitale facturen moeten daarbij hun originele vorm en echtheidskenmerken behouden.