Exact Online bankkoppeling: welke kies je en hoe zet je hem op?

Een bankkoppeling met Exact Online bespaart het handmatig downloaden en importeren van banktransacties. Je administratie wordt daardoor eenvoudiger bijgewerkt en betalingen kunnen sneller worden gekoppeld aan openstaande facturen.

De koppeling neemt alleen niet alle controle over. Ontbrekende facturen, verkeerde boekingen of dubbel geïmporteerde transacties kunnen nog steeds voorkomen. Een goede inrichting begint daarom bij de juiste bankrekening, een duidelijke startdatum en afspraken over wie de verwerking controleert.

KootfinanceKrijg meer grip op je administratieKOOT Finance helpt groeiende ondernemingen met administratie, actuele rapportages en financiële processen die passen bij hun behoeften.Bekijk wat KOOT Finance doet

Welke bankkoppeling past bij jouw administratie?

Exact Online biedt PSD2-koppelingen en commerciële bankkoppelingen. Welke mogelijkheden beschikbaar zijn, hangt af van je bank en rekeningtype.

Exact noemt voor onder andere ABN AMRO, ING en Rabobank zowel een PSD2-koppeling als een commerciële koppeling. Controleer de actuele mogelijkheden per bank voordat je een keuze maakt.

Kijk daarbij naar je daadwerkelijke rekening. Ondersteuning van een bank betekent niet automatisch dat ieder spaarproduct, iedere buitenlandse rekening of iedere valutarekening op dezelfde manier werkt.

Wat betekent PSD2 voor je bankkoppeling?

PSD2 is Europese regelgeving voor betaaldiensten. Een van de mogelijkheden is dat een bevoegde dienstverlener met jouw toestemming rekeninginformatie kan ophalen. Meer achtergrond vind je bij De Nederlandsche Bank.

Bij de PSD2-koppeling van Exact doorloop je een identificatie- en autorisatieproces. Daarna geef je via je bank toestemming voor de betreffende rekening. Exact beschrijft ook een periodieke herbevestiging na 180 dagen. Volg de meldingen in je eigen omgeving, zodat de gegevensstroom niet onnodig wordt onderbroken.

Exact noemt voor zijn PSD2-koppelingen minimaal vier verwerkingen per dag. Dat betekent dat een nieuwe transactie niet noodzakelijk direct zichtbaar is. Bekijk de uitleg over PSD2 koppelen met Exact Online.

Je bank koppelen aan Exact Online: een praktisch stappenplan

De precieze schermen verschillen per bank en koppeling. Gebruik onderstaande stappen als voorbereiding en controlelijst.

1. Controleer de administratie en het rekeningnummer

Controleer of je in de juiste Exact Online-administratie werkt en of het IBAN overeenkomt met de rekening die je wilt koppelen.

Bij meerdere ondernemingen is dit extra belangrijk. Een rekening die bij de verkeerde administratie terechtkomt, kan veel uitzoekwerk veroorzaken.

2. Bepaal vanaf wanneer je transacties nodig hebt

Bekijk tot welke datum de bank al is bijgewerkt. Noteer welke periode nog ontbreekt en welke transacties eerder handmatig zijn geïmporteerd.

Maak daarbij onderscheid tussen:

• transacties die nog niet zijn ingelezen;

• ingelezen transacties die nog verwerkt moeten worden;

• betalingen die verwerkt zijn, maar nog niet aan de juiste factuur zijn gekoppeld.

Deze situaties vragen om verschillende oplossingen. Opnieuw importeren is niet bij alle drie de juiste stap.

3. Doorloop de activering en autorisatie

Volg de instructies van Exact en je bank voor de gekozen koppeling. Laat de bevoegde rekeninghouder of gemachtigde de benodigde toestemming geven.

Een boekhouder kan ondersteunen bij de inrichting, maar daarmee is de bankautorisatie niet automatisch geregeld. Spreek vooraf af wie deze stap uitvoert.

4. Controleer de eerste ingelezen transacties

Controleer na activering of de juiste rekening wordt bijgewerkt en vanaf welke datum gegevens beschikbaar zijn.

Vergelijk enkele ontvangsten en betalingen met je bankoverzicht. Let op rekeningnummer, boekingsdatum, bedrag en eventuele overlap met eerder ingelezen transacties.

5. Leg vast wie de koppeling bewaakt

Spreek af wie meldingen over de koppeling opvolgt en wie controleert of er perioden ontbreken.

Een eenvoudige maandelijkse controle kan bestaan uit:

• Is de bank bijgewerkt tot de afgesproken datum?

• Sluit het geboekte banksaldo aan op het bankoverzicht van diezelfde datum?

• Staan er nog onverklaarde of onverwerkte transacties?

• Moet toestemming worden vernieuwd?

Automatisch inlezen is niet hetzelfde als correct boeken

Een banktransactie laat zien dat geld is ontvangen of betaald. Daarmee staat nog niet vast hoe de transactie administratief moet worden verwerkt.

Een ontvangst kan bijvoorbeeld een klantbetaling zijn, maar ook een lening, kapitaalstorting of terugbetaling. Een betaling kan betrekking hebben op meerdere facturen, een voorschot of een privé-uitgave.

Daarom blijven de onderliggende documenten en de betekenis van de transactie belangrijk.

Hoe maak je matching betrouwbaarder?

Bij matching koppel je een betaling aan de bijbehorende openstaande post. Een duidelijke betaalomschrijving helpt daarbij.

Praktische aandachtspunten zijn:

• Vraag klanten het juiste factuurnummer of betalingskenmerk te vermelden.

• Zorg voor actuele klant- en leveranciersgegevens.

• Controleer deelbetalingen en verzamelbetalingen afzonderlijk.

• Zoek verschillen door bankkosten, creditfacturen of afrondingen uit.

• Beoordeel voorstellen die niet eenduidig bij één factuur passen.

Een gelijk bedrag is op zichzelf onvoldoende bewijs dat een betaling bij een bepaalde factuur hoort. Controleer ook de tegenpartij en referentie.

Voor de werking in jouw omgeving kun je het bestaande supportartikel over automatische matching raadplegen. Toegang tot Exact Support kan een inlog vereisen.

Wat doe je als banktransacties ontbreken?

Begin met vaststellen waar het probleem zit. Niet zichtbaar betekent niet automatisch dat een transactie niet is binnengekomen.

Controleer eerst de selectie

Kijk of je de juiste administratie, rekening en periode hebt geselecteerd. Controleer ook of filters bepaalde transacties verbergen.

Vergelijk met de bank

Controleer of de transactie daadwerkelijk is geboekt bij je bank en niet alleen als reservering of geplande betaling wordt weergegeven.

Bekijk de status van de koppeling

Controleer op foutmeldingen, onderbrekingen of een verzoek om opnieuw toestemming te geven. Houd rekening met de aanleverfrequentie van de gekozen koppeling.

Bepaal welke periode ontbreekt

Noteer de laatste correct ingelezen datum en vergelijk de aansluitende periode met je bankoverzicht. Daarmee voorkom je dat je een volledig kwartaal opnieuw importeert terwijl slechts enkele dagen ontbreken.

Kom je er niet uit, gebruik dan de foutmelding bij je supportverzoek. Het bestaande Exact-supportartikel over problemen met bankimports kan daarbij als startpunt dienen.

Handmatig importeren zonder dubbele transacties

Een handmatige import kan nodig zijn om een ontbrekende periode aan te vullen. Controleer vooraf welk exportformaat je bank levert en welke importmogelijkheden bij jouw Exact-inrichting beschikbaar zijn.

Ga niet automatisch opnieuw importeren zodra een koppeling hapert. Bepaal eerst wat al aanwezig is.

Een praktische aanpak:

1. Noteer de ontbrekende periode.

2. Controleer of transacties uit die periode al gedeeltelijk zijn ingelezen.

3. Maak een passende bankexport.

4. Volg de importinstructies voor jouw rekening en koppeling.

5. Vergelijk na afloop de transacties en het saldo met het bankoverzicht.

Gebruik hiervoor de instructies voor bankafschriften importeren in Exact Online.

Schakel een werkende koppeling niet op goed geluk uit. Controleer eerst of dat voor jouw situatie nodig is en wat de gevolgen zijn voor het opnieuw activeren.

Vermoed je dubbele transacties? Vergelijk dan datum, bedrag, tegenpartij en referentie. Twee betalingen met hetzelfde bedrag zijn niet automatisch een dubbeling. Controleer bovendien of de betreffende transacties al zijn verwerkt voordat je iets verwijdert.

Houd je digitale processen overzichtelijk

De bankkoppeling werkt het prettigst wanneer ook de rest van je administratie duidelijk is ingericht. Denk aan één aanleverroute voor inkoopfacturen, consequente verkoopfacturatie en afspraken over betaalcontroles.

Pak verbeteringen per onderdeel aan. Voor de financiële administratie zijn andere keuzes nodig dan voor je website. Werk je daarnaast aan je online presentatie, dan kun je Durfmakers bekijken. Bepaal voor ieder traject afzonderlijk welke ondersteuning je nodig hebt.

Hoe kan KOOT Finance helpen?

KOOT Finance ondersteunt ondernemers bij hun administratie en financiële processen. Daarbij kijken we naar de samenhang tussen facturen, bankmutaties, openstaande posten en rapportages.

Ondersteuning kan bijvoorbeeld bestaan uit het controleren van de bankverwerking, het uitzoeken van ontbrekende perioden en het verbeteren van afspraken over aanlevering en controle. Welke werkzaamheden nodig zijn, hangt af van je huidige inrichting.

Het administratiepakket begint bij €99 per maand exclusief btw, per administratie. Daarin zijn maximaal 30 inkoop- en verkoopfacturen samen, boekhoudsoftware, bankkoppeling, reguliere bankverwerking en btw-aangifte inbegrepen. Voor aanvullende of complexere werkzaamheden maken we vooraf afspraken. Bekijk de tarieven en pakketvoorwaarden.

Heb je bredere ondersteuning nodig? Bekijk dan onze diensten, managementrapportages en financial control. Voor tijdelijke versterking is interim finance een mogelijkheid.

Veelgestelde vragen

Is een Exact Online-bankkoppeling gratis?

Exact vermeldt dat PSD2-bankkoppelingen zijn inbegrepen in Exact Online. Voor commerciële koppelingen kan de bank kosten rekenen. Controleer daarom zowel je softwareabonnement als de voorwaarden van je bank.

Wordt iedere betaling automatisch goed verwerkt?

Nee. Ook met automatische verwerking blijven controles nodig. Vooral deelbetalingen, verzamelbetalingen en onduidelijke omschrijvingen kunnen aanvullende beoordeling vragen.

Kan ik oudere transacties alsnog toevoegen?

Dat hangt af van de beschikbare historie en importmogelijkheden. Bepaal eerst welke periode ontbreekt en voorkom overlap met transacties die al in je administratie staan.

Moet ik mijn banktoestemming zelf vernieuwen?

De vereiste autorisatie moet worden uitgevoerd door iemand die daarvoor bevoegd is. Spreek met je boekhouder af wie de meldingen bewaakt en wie de toestemming bij de bank vernieuwt.

Kan KOOT Finance mijn bankverwerking verzorgen?

Dat kunnen we binnen de afgesproken administratiewerkzaamheden opnemen. Op de pagina boekhouder Den Haag lees je meer over onze ondersteuning voor zzp’ers en het mkb.

Inhoud gecontroleerd op 21 september 2026. De mogelijkheden verschillen per bank, rekeningtype en Exact Online-inrichting.