Cashflow rapportage maken: stap voor stap naar grip op je geld

Cashflowrapportage maken: stap voor stap naar grip op je geld

Je onderneming maakt winst, maar het banksaldo groeit niet mee. Of je rekening staat juist ruim positief doordat er een lening is ontvangen. In beide situaties vertelt het saldo alleen niet hoe je bedrijf financieel draait.

Een cashflowrapportage laat zien waar geld vandaan komt en waaraan het wordt besteed. Je onderscheidt de geldstromen uit bedrijfsvoering, investeringen en financiering. Daardoor wordt duidelijk waarom de beschikbare middelen toe- of afnemen.

Een bruikbaar rapport sluit aan op de administratie en bankstanden, verklaart belangrijke veranderingen en geeft aanleiding tot concrete acties.

KootfinanceKrijg meer grip op je cashflowKOOT Finance helpt groeiende ondernemingen met administratie, actuele rapportages en financial control voor betere financiële beslissingen.Bekijk wat KOOT Finance doet

Wat laat een cashflowrapportage zien?

Een kasstroomoverzicht kijkt terug op de werkelijk gerealiseerde ontvangsten en uitgaven. Een cashflowprognose kijkt vooruit naar verwachte geldstromen.

Beide zijn nuttig, maar houd ze duidelijk gescheiden. Presenteer een verwachte ontvangst niet alsof het geld al binnen is.

Ook winst en cashflow zijn verschillende begrippen. Omzetverantwoording hangt samen met de geleverde prestaties en de toepasselijke verslaggevingsregels; alleen het versturen van een factuur bepaalt niet automatisch wanneer omzet ontstaat. De betaling kan bovendien eerder of later plaatsvinden.

Daarom kan winst afwijken van de verandering van je banksaldo.

De drie onderdelen van een kasstroomoverzicht

Een gebruikelijke indeling bestaat uit operationele, investerings- en financieringskasstromen. Deze driedeling wordt ook gebruikt in IAS 7, de internationale standaard voor kasstroomoverzichten.

Operationele kasstroom

Dit zijn geldstromen uit de dagelijkse bedrijfsvoering. Denk aan betalingen van klanten en betalingen aan leveranciers en personeel.

Deze categorie helpt beoordelen of de activiteiten geld opleveren of juist geld vragen.

Investeringskasstroom

Hieronder vallen bijvoorbeeld betalingen voor machines en andere vaste activa, en ontvangsten bij verkoop daarvan.

Niet iedere grote betaling is een investering. De aard van de uitgave bepaalt de indeling.

Financieringskasstroom

Dit betreft bijvoorbeeld ontvangen leningen, aflossingen en kapitaalstortingen.

Een ontvangen lening verhoogt de beschikbare middelen, maar is geen omzet. Een aflossing verlaagt de beschikbare middelen, maar is op zichzelf geen kostenpost.

Leg voor posten zoals rente, dividend en belastingen vast welke indeling je toepast. Volg bij formele verslaggeving de regels van het toepasselijke verslaggevingsstelsel.

Directe of indirecte methode?

De keuze tussen de directe en indirecte methode gaat over de presentatie van de operationele kasstroom. Bij een correcte uitwerking leiden beide tot hetzelfde bedrag.

Directe methode

Je groepeert de daadwerkelijke ontvangsten en betalingen. Bijvoorbeeld:

• ontvangsten van klanten;

• betalingen aan leveranciers;

• betalingen aan personeel;

• overige operationele betalingen.

Dit is praktisch wanneer banktransacties betrouwbaar zijn te rubriceren.

Indirecte methode

Je begint bij een resultaatmaatstaf en corrigeert voor posten zonder geldbeweging, veranderingen in operationeel werkkapitaal en resultaatposten die bij investeringen of financiering horen.

Deze methode helpt vooral om het verschil tussen winst en operationele kasstroom te verklaren.

Geen van beide methoden is automatisch sneller of minder foutgevoelig. Dat hangt af van je administratie en rapportagedoel. Een aanvullende uitleg vind je in deze gids over kasstroomanalyse van Beancount.

Welke gegevens heb je nodig?

Verzamel voor dezelfde rapportageperiode:

• de winst-en-verliesrekening;

• de balans aan het begin en einde van de periode;

• grootboekmutaties;

• bankafschriften van alle opgenomen rekeningen;

• een eventuele kasadministratie;

• debiteuren- en crediteurenlijsten;

• informatie over investeringen, leningen en kapitaalmutaties.

Bepaal vooraf welke geldmiddelen in het overzicht vallen. Neem dezelfde rekeningen mee in het begin- en eindsaldo.

Een overboeking tussen twee eigen bankrekeningen binnen dat overzicht is geen ontvangst of uitgave voor de onderneming als geheel. Voorkom dat zulke overboekingen de kasstromen kunstmatig verhogen.

Van resultaat naar operationele kasstroom

Een korte formule met alleen resultaat, afschrijvingen, debiteuren en crediteuren is niet voor iedere onderneming volledig.

Bij een indirecte berekening onderzoek je onder meer:

Bij afnamen werkt de richting doorgaans andersom.

Controleer daarnaast voorzieningen, belastingen, btw-posities en andere relevante balansmutaties. Een stijging van crediteuren door een nog onbetaalde machine hoort bijvoorbeeld niet zonder meer bij het operationele werkkapitaal.

Gebruik balansverschillen daarom niet blind. Afboekingen, herclassificaties en valuta-effecten kunnen een saldo veranderen zonder dat er geld is ontvangen of betaald.

Praktijkvoorbeeld: een ingevuld kasstroomoverzicht

Onderstaand voorbeeld betreft een fictieve onderneming over één maand. Het is vereenvoudigd: er zijn geen andere correcties, valuta-effecten of verschillen tussen belastinglasten en belastingbetalingen. De genoemde werkkapitaalmutaties zijn volledig operationeel.

De onderneming maakt €20.000 winst, maar genereert €17.000 operationele kasstroom. Vooral de stijging van debiteuren houdt geld vast.

Na de investering resteert €5.000. Door de ontvangen lening en betaalde aflossingen komt daar per saldo €6.000 bij. Daardoor stijgen de geldmiddelen met €11.000.

Zonder dit onderscheid zou de stijging van het banksaldo een te positief beeld kunnen geven van wat de bedrijfsvoering zelf oplevert.

Wie een opzet zoekt, kan dit sjabloon voor een kasstroomoverzicht bekijken. Controleer altijd of de categorieën en formules bij je eigen administratie passen.

Controleer de aansluiting op de geldmiddelen

Voor het eenvoudige voorbeeld geldt:

Beginsaldo + operationele kasstroom + investeringskasstroom + financieringskasstroom = eindsaldo

Dus:

€25.000 + €17.000 − €12.000 + €6.000 = €36.000

Bij buitenlandse valuta kunnen omrekeningsverschillen een afzonderlijke aansluitpost vormen.

Ontstaat er een onverklaard verschil? Controleer dan onder meer:

• of alle relevante rekeningen zijn meegenomen;

• of bankmutaties volledig zijn verwerkt;

• of interne overboekingen dubbel meetellen;

• of investeringen en aflossingen juist zijn ingedeeld;

• of niet-geldelijke balansmutaties ten onrechte als kasstroom zijn behandeld;

• of dezelfde peildatums zijn gebruikt.

Werk een verschil niet weg met een willekeurige correctieregel. De aansluiting is juist de controle waarmee je fouten opspoort.

Welke kengetallen zijn nuttig?

Vrije kasstroom

Een veelgebruikte eenvoudige definitie is:

Vrije kasstroom = operationele kasstroom − betaalde investeringen in vaste activa

In het voorbeeld is dat €17.000 − €12.000 = €5.000.

Leg vast welke definitie je gebruikt. Vrije kasstroom is bovendien niet automatisch geld dat je kunt uitkeren: aflossingen, toekomstige verplichtingen en noodzakelijke buffers kunnen dat bedrag nog vragen.

Kasstroommarge

Kasstroommarge = operationele kasstroom ÷ omzet × 100%

Gebruik dezelfde periode. Bij €100.000 omzet en €17.000 operationele kasstroom bedraagt de marge 17%.

Beoordeel de trend en de oorzaken. Een tijdelijk hoge uitkomst kan bijvoorbeeld ontstaan doordat oude debiteuren betalen of leveranciers later worden betaald.

OCF-ratio

De OCF-ratio zet operationele kasstroom af tegen kortlopende verplichtingen. Vermeld altijd welke kasstroomperiode en welk schuldensaldo je gebruikt.

Een ratio onder 1 betekent niet automatisch dat de onderneming haar rekeningen niet kan betalen. Vooral het vergelijken van één maand kasstroom met alle kortlopende verplichtingen kan misleiden: die schulden hoeven niet allemaal die maand te worden betaald.

Voor de daadwerkelijke betaalruimte kijk je ook naar beschikbare geldmiddelen, vervaldata en toekomstige ontvangsten.

DSO

DSO benadert hoeveel dagen omzet op rekening vastligt in debiteuren. Gebruik deze indicator naast de ouderdomsanalyse van openstaande facturen.

Een stijging kan samenhangen met later betalende klanten, maar ook met omzetgroei of facturatiemomenten. Onderzoek daarom welke posten de verandering veroorzaken.

Wanneer is een dashboard zinvol?

Een spreadsheet kan goed werken zolang de gegevens beheersbaar zijn en controles zijn ingebouwd. Automatisering wordt interessant wanneer het verzamelen en aansluiten van cijfers veel terugkerend werk vraagt.

Een praktisch dashboard kan tonen:

• beschikbare geldmiddelen op de peildatum;

• kasstromen per categorie;

• vergelijking met voorgaande perioden;

• afwijkingen ten opzichte van de prognose;

• belangrijke openstaande ontvangsten en betalingen.

Vermeld wanneer de gegevens zijn bijgewerkt. Een overzicht met een actuele bankstand en verouderde verplichtingen kan alsnog een verkeerd beeld geven.

Voor inspiratie kun je het cashflowdashboard van Geckoboard bekijken. Microsoft beschrijft daarnaast hoe je in Business Central cashflowprognoses met financiële rapporten kunt maken. Dat laatste gaat over vooruitkijken; houd die verwachting herkenbaar gescheiden van gerealiseerde kasstromen.

Welke rapportagefrequentie past bij je bedrijf?

Een maandelijkse rapportage kan een bruikbaar ritme zijn om ontwikkelingen te verklaren. Bij beperkte buffers, grote projecten of sterk wisselende ontvangsten is vaker inzicht nodig.

Alleen wekelijks naar het banksaldo kijken is dan onvoldoende. Combineer dat met een overzicht van betalingen en ontvangsten die eraan komen.

Leg bij iedere rapportage vast:

• wat de belangrijkste afwijking is;

• waardoor die ontstaat;

• of het effect tijdelijk of structureel is;

• welke actie nodig is en wie die uitvoert.

Zo wordt de rapportage onderdeel van de bedrijfsvoering.

Hoe helpt KOOT Finance?

KOOT Finance helpt ondernemers om administratie en financiële inzichten op elkaar aan te laten sluiten.

Met managementrapportages maken we zichtbaar hoe resultaat, werkkapitaal en kasstromen zich ontwikkelen. Via financial control ondersteunen we bij controles, rapportagedefinities en opvolging.

Voor tijdelijke capaciteit bij het opzetten of verbeteren van deze processen is ook interim finance mogelijk.

Veelgestelde vragen

Wat is de formule voor cashflow?

De totale netto kasstroom is het verschil tussen ontvangsten en uitgaven over een periode. De indirecte berekening van operationele kasstroom vraagt daarnaast om correcties op het resultaat. Welke correcties nodig zijn, hangt af van de administratie.

Moet ik altijd de indirecte methode gebruiken?

Nee. De directe methode kan juist overzichtelijk zijn wanneer ontvangsten en betalingen goed zijn te rubriceren. Kies de methode die past bij het rapportagedoel en de beschikbare gegevens.

Is een positieve cashflow altijd goed?

Niet automatisch. Een positief totaal kan voortkomen uit een nieuwe lening of de verkoop van bedrijfsmiddelen. Bekijk daarom ook de afzonderlijke kasstroomcategorieën.

Is een negatieve cashflow altijd een probleem?

Nee. Een geplande investering kan tijdelijk tot een negatieve kasstroom leiden. Wel moet voldoende geld beschikbaar zijn om verplichtingen na te komen. Structureel negatieve operationele kasstromen verdienen afzonderlijk onderzoek.

Wat kost een cashflowrapportage?

Dat hangt af van de complexiteit van de administratie, de gewenste frequentie en de benodigde analyse. Bekijk de tarievenpagina en spreek vooraf af welke rapportages binnen de opdracht vallen.

Je cashflowrapportage verbeteren?

Een bruikbaar overzicht begint met betrouwbare gegevens en eindigt met een verklaring van de geldstromen. Daarmee zie je welke ontwikkeling aandacht vraagt en welke beslissing nodig is.

Bekijk onze dienstverlening om te zien hoe KOOT Finance kan ondersteunen bij rapportages en financiële processen.

— Max