Cashflowprognose maken: het stappenplan voor ondernemers

Cashflowprognose maken: het stappenplan voor ondernemers

Een goed gevulde orderportefeuille betekent niet automatisch dat er voldoende geld op je rekening staat. Klanten kunnen later betalen, terwijl salarissen, leveranciers en belastingen wel op tijd moeten worden betaald.

Met een cashflowprognose breng je verwachte ontvangsten en uitgaven in kaart. Je ziet hoe je beschikbare geld zich ontwikkelt en wanneer je moet bijsturen.

De basis is eenvoudig: begin met je actuele saldo, plan de verwachte geldstromen op hun betaalmoment en bereken het saldo per periode. De kwaliteit zit vooral in de aannames en het regelmatig bijwerken daarvan.

KootfinanceKrijg meer grip op je cashflowKOOT Finance helpt groeiende ondernemingen met actuele rapportages, financiële processen en inzicht in omzet, kosten en cashflow.Bekijk wat KOOT Finance doet

Wat is een cashflowprognose?

Een cashflowprognose voorspelt hoeveel geld je onderneming in een bepaalde periode ontvangt en uitgeeft. Door die geldstromen te combineren met je beginsaldo ontstaat een liquiditeitsprognose: een vooruitblik op het beschikbare saldo.

Drie begrippen zijn daarbij belangrijk:

• Winst: het verschil tussen opbrengsten en kosten over een periode.

• Cashflow: het verschil tussen ontvangsten en uitgaven over een periode.

• Banksaldo: het bedrag dat op een bepaald moment op je rekening staat.

Cashflow is dus een geldstroom; het banksaldo is een momentopname. Een onderneming kan winst maken en toch geld tekortkomen, bijvoorbeeld doordat klanten later betalen of doordat een investering direct moet worden afgerekend.

Een exploitatiebegroting helpt je de verwachte winstgevendheid te beoordelen. Een liquiditeitsbegroting laat zien of je de betalingen kunt doen op het moment dat ze nodig zijn.

Welke gegevens heb je nodig?

Verzamel voordat je begint:

• de actuele saldi van de zakelijke bankrekeningen en eventuele kas;

• openstaande verkoopfacturen en verwachte betaaldatums;

• openstaande inkoopfacturen en afgesproken betaalmomenten;

• terugkerende betalingen, zoals huur, lonen en verzekeringen;

• geplande investeringen;

• belastingbetalingen en verwachte teruggaven;

• rente, aflossingen en eventuele financieringsontvangsten;

• privéopnamen en privéstortingen als die bij je rechtsvorm horen.

Neem ook verplichtingen mee waarvoor nog geen factuur is ontvangen. Denk aan een geplaatste bestelling of een jaarlijkse softwarelicentie die binnenkort wordt verlengd.

Stap 1: bepaal het juiste beginsaldo

Kies een duidelijke peildatum en sluit het beginsaldo aan op de werkelijke bank- en kassaldi.

Maak vervolgens onderscheid tussen geld dat beschikbaar is en geld waarover je niet vrij kunt beschikken. Vermeld geblokkeerde bedragen afzonderlijk.

Let op met interne reserveringen. Geld dat je op een zakelijke spaarrekening apart zet voor btw, is niet automatisch een uitgave. Neem je die rekening mee in je prognose, dan blijft het bedrag onderdeel van het totale saldo totdat je daadwerkelijk betaalt.

Trek een btw-reservering niet eerst van het beginsaldo af om dezelfde btw later nogmaals als uitgave te verwerken. Dan tel je de verplichting dubbel.

Overboekingen tussen eigen rekeningen die allemaal in de prognose zijn opgenomen, veranderen het totale beschikbare geld evenmin.

Stap 2: plan ontvangsten op het verwachte betaalmoment

Een factuurdatum is niet hetzelfde als een ontvangstdatum. Plan daarom wanneer je verwacht dat de klant daadwerkelijk betaalt.

Gebruik voor bestaande facturen de vervaldatum, betaalafspraken en het bekende betaalgedrag. Beoordeel grote bedragen afzonderlijk: één vertraagde betaling kan meer invloed hebben dan tientallen kleine facturen.

Voor toekomstige verkopen moet je twee momenten inschatten:

1. Wanneer kun je factureren?

2. Wanneer verwacht je de betaling?

Voorkom dat je bestaande openstaande facturen daarnaast nogmaals opneemt als toekomstige omzetontvangst.

Een mogelijke lening of nog onzekere opdracht hoort niet zonder toelichting tussen de zekere ontvangsten. Maak zichtbaar welke aannames nog afhankelijk zijn van goedkeuring of bevestiging.

Stap 3: plan alle verwachte uitgaven

Zet uitgaven in de periode waarin het geld naar verwachting van de rekening gaat. Daaronder vallen ook betalingen die geen kostenpost in de winst-en-verliesrekening zijn, zoals aflossingen.

Andersom is een kostenpost niet altijd een betaling. Afschrijvingen verlagen bijvoorbeeld de winst, maar leiden op zichzelf niet tot een nieuwe uitgave. Een investering neem je op wanneer je deze betaalt.

Controleer vooral posten die gemakkelijk worden vergeten:

• vakantiegeld en jaarlijkse verzekeringspremies;

• aflossingen naast rentebetalingen;

• aanbetalingen voor investeringen;

• belastingaanslagen;

• terugbetalingen aan klanten;

• privéopnamen bij een eenmanszaak.

Voorkom ook dubbeltellingen bij personeelskosten. Als je nettolonen, loonheffingen en pensioenbetalingen afzonderlijk plant, voeg je niet daarnaast nog eens de volledige brutoloonkosten als betaling toe.

Stap 4: verwerk btw op de juiste manier

Neem bij factuurbetalingen het bedrag op dat daadwerkelijk wordt ontvangen of betaald, inclusief btw waar die van toepassing is.

Plan daarnaast de verwachte btw-afdracht of btw-teruggaaf afzonderlijk. Dat is geen dubbeltelling: de btw in klant- en leveranciersbetalingen loopt via je onderneming, waarna de verrekening met de Belastingdienst volgt.

Zet een teruggaaf bij ontvangsten en een afdracht bij uitgaven. Gebruik het verwachte betaal- of ontvangstmoment.

Controleer voor je aangiftetijdvak de uiterste aangifte- en betaaldatums van de Belastingdienst. Ga voor een teruggaaf niet automatisch uit van dezelfde datum als voor een betaling.

Stap 5: bereken het eindsaldo en rol de prognose door

De berekening bestaat uit twee onderdelen:

Netto cashflow = ontvangsten − uitgaven

Eindsaldo = beginsaldo + netto cashflow

Het eindsaldo van de ene periode wordt het beginsaldo van de volgende. Zo ontstaat een doorlopend overzicht.

Onderstaand rekenvoorbeeld gebruikt fictieve bedragen. Alle ontvangsten en uitgaven zijn de bedragen die daadwerkelijk via de bank worden verwacht, inclusief btw waar van toepassing.

In maart ontstaat een verwacht tekort van €6.000. Zonder beschikbare kredietruimte of aanvullende maatregelen kunnen niet alle geplande betalingen worden uitgevoerd.

Wil de onderneming daarnaast minimaal €5.000 buffer behouden, dan is €11.000 verbetering nodig ten opzichte van deze prognose.

Een negatief prognosesaldo is daarmee een signaal van een financierings- of aanpassingsbehoefte. Het betekent niet dat de bank automatisch toestaat dat je dat bedrag rood staat.

Wanneer is een wekelijkse prognose beter?

Een positief maandeindsaldo garandeert niet dat je de hele maand voldoende geld hebt. Salarissen kunnen op de 25e worden betaald, terwijl een grote klant pas op de 30e betaalt.

Gebruik een wekelijkse prognose wanneer:

• grote ontvangsten en betalingen dicht op elkaar liggen;

• de beschikbare buffer klein is;

• enkele klanten een groot deel van de ontvangsten bepalen;

• je tijdelijk sterke schommelingen verwacht.

Een rollende prognose van dertien weken kan hiervoor praktisch zijn. Voeg na iedere week een nieuwe week toe en vervang verwachtingen door werkelijke bedragen. Bij acute krapte kan zelfs een planning per dag nodig zijn.

Op Excel TV staat een voorbeeld van een cashflowprognose in Excel en Google Sheets. Controleer bij ieder sjabloon of de categorieën en formules aansluiten op jouw onderneming.

Werk met scenario’s

Eén uitkomst kan schijnzekerheid geven. Maak naast je basisscenario een tegenvallend scenario met concrete afwijkingen.

Denk aan:

• een grote klant die een maand later betaalt;

• lagere ontvangsten uit nieuwe opdrachten;

• een noodzakelijke extra investering;

• een belastingteruggaaf die later binnenkomt.

Verander niet alleen het eindsaldo, maar de onderliggende ontvangsten en uitgaven. Zo zie je waardoor het tekort ontstaat.

In het rekenvoorbeeld zou €10.000 uitstel van klantbetalingen van februari naar maart het saldo eind februari laten dalen van €9.000 naar −€1.000. De ontvangst komt uiteindelijk nog steeds binnen, maar het tijdelijke tekort ontstaat eerder.

Ook Rabobank bespreekt het nut van meerdere scenario’s in de uitleg over een liquiditeitsprognose maken.

Wat doe je bij een dreigend tekort?

Onderzoek eerst de oorzaak. Een tijdelijk verschil tussen ontvangsten en betalingen vraagt om een andere oplossing dan structureel meer uitgeven dan ontvangen.

Mogelijke acties zijn:

• ontbrekende facturen sneller versturen;

• openstaande betalingen actief opvolgen;

• aanbetalingen of deelfacturatie afspreken;

• niet-noodzakelijke investeringen verschuiven;

• betaalafspraken met leveranciers bespreken;

• tijdig passende financiering onderzoeken.

Verschuif betalingen niet eenzijdig buiten gemaakte afspraken. En wacht met een financieringsaanvraag niet tot de rekening leeg is: beoordeling en inrichting kunnen tijd kosten.

Neem maatregelen pas als vaststaand op wanneer ze voldoende zeker zijn. Een nog onbevestigde betaalafspraak lost een verwacht tekort niet automatisch op.

Houd de prognose actueel

Vergelijk regelmatig wat je had verwacht met wat daadwerkelijk is ontvangen en betaald.

Maak onderscheid tussen:

• timingverschillen: het bedrag komt later binnen of gaat later uit;

• bedragsverschillen: de ontvangst of betaling is hoger of lager;

• nieuwe informatie: een post ontbrak nog volledig in de prognose.

Een uitgestelde ontvangst schuif je door. Een vervallen opdracht moet je mogelijk helemaal uit de verwachting halen.

Een spreadsheet kan hiervoor voldoende zijn. Gegevens uit de administratie helpen bij het actualiseren, maar een boekhoudkoppeling weet niet vanzelf welke investering je plant of welke klant een nieuwe betaalafspraak heeft gemaakt.

Hoe helpt KOOT Finance?

KOOT Finance ondersteunt ondernemers met een actuele administratie en inzicht in hun financiële ontwikkeling.

Met managementrapportages maken we verschillen tussen verwachting en werkelijkheid zichtbaar. Via financial control helpen we structuur aan te brengen in planning, controles en opvolging.

Heb je tijdelijk extra capaciteit nodig om een prognose op te zetten of te verbeteren? Dan kan interim finance uitkomst bieden.

Veelgestelde vragen

Is cashflow hetzelfde als mijn banksaldo?

Nee. Cashflow is het verschil tussen ontvangsten en uitgaven gedurende een periode. Het banksaldo is het bedrag op een bepaald moment.

Moet ik inclusief of exclusief btw rekenen?

Neem de bedragen op die daadwerkelijk worden ontvangen en betaald, inclusief btw waar van toepassing. Verwerk btw-afdrachten en teruggaven daarnaast op hun eigen betaal- of ontvangstmoment.

Hoeveel buffer heb ik nodig?

Dat hangt af van je vaste verplichtingen, onzekerheid in ontvangsten en beschikbare financieringsruimte. Baseer de buffer op tegenvallende scenario’s en de tijd die nodig is om maatregelen te nemen.

Kan ik winst maken en toch geld tekortkomen?

Ja. Bijvoorbeeld wanneer klanten later betalen, je voorraad opbouwt, investeert of leningen aflost. Daarom heb je naast inzicht in winst ook inzicht in geldstromen nodig.

Hoe vaak moet ik de prognose bijwerken?

Stem dat af op de risico’s. Bij stabiele geldstromen kan een maandelijkse herziening passend zijn. Bij beperkte buffers of grote onzekerheden is wekelijkse actualisatie verstandiger.

Je cashflowprognose opzetten of laten toetsen?

Zorg voor actuele bankstanden, openstaande facturen, vaste verplichtingen en geplande investeringen. Daarmee ontstaat een bruikbaar vertrekpunt.

Bekijk onze dienstverlening om te zien hoe KOOT Finance kan helpen met een prognose die aansluit op jouw onderneming.