Balans lezen: zo doorgrond je de financiële positie van een bedrijf

Balans lezen: begrijp wat de cijfers over je bedrijf vertellen

Je draait winst, maar je bankrekening groeit nauwelijks. Of je hebt voldoende geld op de bank, terwijl er binnenkort een flinke belastingbetaling en aflossing aankomen. Om te begrijpen hoe je bedrijf ervoor staat, heb je meer nodig dan je omzet of banksaldo.

Een balans laat zien welke bezittingen, vorderingen en verplichtingen je onderneming op een bepaalde datum heeft. Je ziet ook hoeveel eigen vermogen er in het bedrijf zit.

Door die posten met elkaar en met eerdere periodes te vergelijken, ontdek je waar geld vastzit en welke verplichtingen aandacht vragen. In dit artikel lees je hoe je dat aanpakt, met een uitgewerkt voorbeeld.

KootfinanceKrijg meer grip op je financiële positieKOOT Finance helpt groeiende ondernemingen met administratie, actuele rapportages en financial control voor betere financiële besluitvorming.Ontdek KOOT Finance

Wat staat er op een balans?

Een balans bestaat uit twee kanten:

• Activa: de bezittingen en vorderingen van je onderneming.

• Passiva: het eigen vermogen, voorzieningen en schulden.

Het totaal van beide kanten is gelijk. Dat boekhoudkundige evenwicht zegt alleen nog niets over de financiële gezondheid van je bedrijf. Ook een onderneming met betalingsproblemen heeft een balans die in evenwicht is.

De balans hoort bij één specifieke datum, bijvoorbeeld 31 december. De winst-en-verliesrekening laat juist zien welke omzet, kosten en welk resultaat bij een periode horen. Rabobank legt deze basisopbouw van de balans uit.

Lees beide overzichten samen. Winst kan bijvoorbeeld samengaan met oplopende vorderingen op klanten. Je hebt dan resultaat geboekt, terwijl het geld nog niet binnen is.

De belangrijkste balansposten

Vaste activa

Vaste activa gebruik je langdurig in je onderneming. Denk aan machines, inventaris, bedrijfswagens en een bedrijfspand. Daarnaast kunnen er immateriële en financiële vaste activa zijn, zoals bepaalde software-investeringen en deelnemingen.

De boekwaarde is niet automatisch het bedrag dat je bij verkoop ontvangt. Kijk daarom ook naar de waarderingsgrondslagen en afschrijvingen.

Vlottende activa en liquide middelen

Hieronder vallen onder meer voorraad, kortlopende vorderingen en geld op bankrekeningen of in kas. In sommige overzichten worden liquide middelen apart gepresenteerd.

Bij deze posten zijn praktische vragen belangrijk:

• Welke klanten moeten nog betalen, en hoelang staan hun facturen open?

• Is de voorraad nog verkoopbaar?

• Is het banksaldo vrij beschikbaar?

• Zijn terug te ontvangen bedragen goed onderbouwd?

Voorraad grondstoffen en handelsgoederen hoort normaal gesproken bij de vlottende activa. Het feit dat voorraad lang blijft liggen, maakt er geen vaste activa van.

Een aanvullend overzicht vind je bij e-Boekhouden: wat is een balans?.

Eigen vermogen

Het eigen vermogen is het saldo dat overblijft nadat je voorzieningen en schulden van de activa aftrekt.

Het is geen aparte pot geld op de bank. Het kan bijvoorbeeld vastzitten in machines, voorraad en vorderingen.

Veranderingen in het eigen vermogen ontstaan ook niet uitsluitend door winst of verlies. Denk aan kapitaalstortingen, privéonttrekkingen bij een eenmanszaak of dividenduitkeringen bij een bv. Welke posten van toepassing zijn, hangt af van je rechtsvorm en situatie.

Voorzieningen en schulden

Voorzieningen zijn afzonderlijke balansposten voor bepaalde verplichtingen of risico’s waarvan het bedrag of het moment van afwikkeling onzeker is.

Bij schulden kijk je vooral naar de looptijd:

• Kortlopende schulden: bijvoorbeeld leveranciersfacturen, te betalen belastingen en aflossingen die binnen een jaar verschuldigd zijn.

• Langlopende schulden: bijvoorbeeld het resterende langlopende deel van een zakelijke lening.

Controleer bij een lening dus ook welk bedrag in het komende jaar moet worden afgelost. Alleen naar de totale resterende looptijd kijken geeft onvoldoende inzicht in de betalingsdruk.

Een balans lezen in vijf stappen

1. Controleer hoe actueel de cijfers zijn

Vraag eerst tot welke datum de administratie is bijgewerkt. Zijn alle bankmutaties verwerkt? Ontbreken er nog facturen? Zijn afschrijvingen en andere periodieke boekingen meegenomen?

Een tussentijdse balans kan er gunstig uitzien doordat kosten of verplichtingen nog ontbreken. Begin daarom bij de volledigheid van de administratie.

2. Bekijk de grootste veranderingen

Leg de balans naast die van de vorige periode en, waar zinvol, dezelfde periode vorig jaar.

Let bijvoorbeeld op:

• Debiteuren die sneller oplopen dan de omzet.

• Voorraad die groeit terwijl de verkopen achterblijven.

• Belastingschulden die blijven staan.

• Nieuwe leningen of hogere rekening-courantschulden.

• Een daling van het eigen vermogen.

Een verandering is aanleiding voor een vraag. Meer voorraad kan passen bij een gepland druk seizoen, maar ook wijzen op tegenvallende verkopen.

3. Onderzoek de onderliggende posten

Een totaalbedrag vertelt weinig over de kwaliteit ervan.

Vraag bij debiteuren om een ouderdomsoverzicht. Bekijk bij voorraad welke artikelen nauwelijks bewegen. Controleer bij leningen het aflossingsschema en de renteafspraken.

Staat er een grote vordering op de eigenaar of een verbonden onderneming? Onderzoek dan ook wanneer en op welke manier die wordt terugbetaald.

4. Beoordeel de komende betalingen

Zet tegenover het beschikbare geld de betalingen die eraan komen. Neem daarbij ook verwachte ontvangsten mee.

Een liquiditeitsprognose per week of maand maakt zichtbaar wanneer een tekort kan ontstaan. De balans levert daarvoor belangrijke gegevens, maar laat op zichzelf niet zien op welke dag klanten betalen of verplichtingen vervallen.

Meer achtergrond over dit onderwerp staat in de uitleg over liquiditeit van Onderneming.nl.

5. Bepaal welke actie nodig is

Maak je analyse concreet. Bijvoorbeeld:

• Achterstallige klantbetalingen opvolgen.

• Een voorraadpositie afbouwen.

• Geld reserveren voor belastingen.

• Een aflossingspiek bespreken met de financier.

• Een onjuiste of onvoldoende onderbouwde balanspost corrigeren.

Leg vast wie de actie oppakt en wanneer je de uitkomst controleert.

Welke ratio’s helpen bij balansanalyse?

Ratio’s maken verhoudingen zichtbaar. Ze geven geen zelfstandig oordeel over je onderneming.

Current ratio

Current ratio = vlottende activa inclusief liquide middelen ÷ kortlopende schulden

Een uitkomst boven 1 betekent dat deze activa op de balans hoger zijn dan de kortlopende schulden.

Dat garandeert niet dat je op tijd kunt betalen. Voorraad moet eerst worden verkocht en klanten moeten hun facturen nog voldoen.

Quick ratio

Een gebruikelijke vereenvoudigde berekening is:

Quick ratio = (vlottende activa inclusief liquide middelen − voorraad) ÷ kortlopende schulden

Deze ratio laat voorraad buiten beschouwing. Controleer ook of er andere posten in de teller zitten die niet snel in geld kunnen worden omgezet, zoals vooruitbetaalde kosten. Voor een scherpere analyse sluit je die eveneens uit.

Solvabiliteit

Solvabiliteit = eigen vermogen ÷ balanstotaal × 100%

Dit percentage laat zien welk deel van de activa met eigen vermogen is gefinancierd.

De betekenis hangt onder meer af van de bedrijfsactiviteiten, waardering van activa en financieringsafspraken. Een financier kan bovendien eigen definities of correcties gebruiken.

Debt-to-equity

De definitie van debt-to-equity verschilt tussen analyses. Soms gaat het om alle schulden, soms alleen om rentedragende schulden. Controleer daarom altijd wat is meegerekend.

Gebruik je totale schulden gedeeld door eigen vermogen, dan betekent een uitkomst van 1,25 dat tegenover iedere euro eigen vermogen € 1,25 aan schulden staat.

Bij een eigen vermogen van nul is deze verhouding niet te berekenen. Bij negatief eigen vermogen is de uitkomst niet bruikbaar als gewone maatstaf voor een gezonde financieringsverhouding.

Voorbeeld: een balans beoordelen

Een fictieve handelsonderneming heeft de volgende vereenvoudigde balans:

De vlottende activa inclusief bank bedragen € 120.000. De kortlopende schulden zijn € 50.000.

Daaruit volgen:

Op basis hiervan zie je dat de vlottende activa hoger zijn dan de kortlopende schulden. Toch staat er maar € 15.000 op de bank.

Stel dat volgende week € 25.000 moet worden betaald en klanten pas volgende maand betalen. Dan kan er een tijdelijk tekort ontstaan, ondanks de current ratio van 2,4.

De vervolgvraag is dus: wanneer komt het geld binnen, en wanneer moet het eruit?

Let op waardering: boekwaarde is geen zekerheid

Debiteuren

Een openstaande factuur is een vordering, geen ontvangen geld. Bij twijfel over betaling moet je beoordelen of de opgenomen waarde nog realistisch is.

Let vooral op oude facturen, betalingsgeschillen en klanten die afspraken herhaaldelijk niet nakomen.

Voorraad

Een magazijn vol artikelen kan veel geld vertegenwoordigen, maar ook middelen vasthouden die je elders nodig hebt.

Bekijk daarom aantallen én verkoopbaarheid. Beschadigde, verouderde of moeilijk verkoopbare voorraad kan een waardecorrectie nodig maken. Welke waardering passend is, hangt af van de toepasselijke grondslagen en omstandigheden.

Goodwill

Bij een eenvoudige overname van een volledige onderneming kun je goodwill zien als het verschil tussen de overnameprijs en de reële waarde van de overgenomen identificeerbare activa minus de overgenomen verplichtingen. Alleen de bezittingen van de koopprijs aftrekken is dus onvolledig. De internationale standaard IFRS 3 beschrijft dit uitgangspunt voor bedrijfscombinaties.

De verdere verwerking hangt af van de verslaggevingsregels die de onderneming toepast. Lees daarvoor de toelichting bij de jaarrekening. Een algemene introductie vind je ook op de pagina over goodwill.

Goodwill is geen geldreserve waarmee je rekeningen kunt betalen.

Vergelijk alleen cijfers die bij elkaar passen

Vergelijk bij voorkeur dezelfde onderneming over meerdere periodes. Houd rekening met seizoenen, overnames, investeringen en wijzigingen in waarderingsgrondslagen.

Voor een vergelijking met andere organisaties moet je weten wat de gegevens voorstellen. De CBS-tabel over gemeentebalansen gaat bijvoorbeeld over gemeenten. Die levert geen algemene norm op voor de solvabiliteit van een mkb-bedrijf.

Hetzelfde geldt voor de gegevens over debt-to-equity in de Nederlandse financiële sector bij Trading Economics. De sector en gebruikte definities bepalen of zo’n vergelijking bruikbaar is.

Controleer daarnaast of je commerciële of fiscale cijfers vergelijkt. Die kunnen door verschillende regels afwijken. De Kamerbrief over verschillen tussen commerciële en fiscale jaarrekeningen biedt achtergrond bij dat onderwerp.

Maak balansbespreking onderdeel van je administratie

Je hoeft niet te wachten op de jaarrekening om je balans te bekijken. Een maandelijkse of kwartaalbespreking kan helpen om afwijkingen eerder te onderzoeken.

Een bruikbare bespreking draait om een paar vragen:

• Welke posten zijn veranderd?

• Kunnen we die veranderingen verklaren?

• Welke bedragen ontvangen of betalen we binnenkort?

• Welke waarderingen moeten worden gecontroleerd?

• Welke acties volgen hieruit?

Bij KOOT Finance begint dat met een bijgewerkte administratie. Met managementrapportages kun je de balans vervolgens verbinden aan je resultaat, kasstromen en planning.

Voor verdere ondersteuning kun je kijken naar financial control of interim finance. Bekijk onze diensten en tarieven voor de mogelijkheden. Zoek je lokale ondersteuning, lees dan meer over onze dienstverlening als boekhouder in Den Haag.

Veelgestelde vragen over balans lezen

Betekent een balans die in evenwicht is dat mijn bedrijf gezond is?

Nee. Het evenwicht is een boekhoudkundige eigenschap. Voor de financiële positie moet je onder meer kijken naar de kwaliteit van bezittingen, schulden, eigen vermogen en verwachte kasstromen.

Is eigen vermogen hetzelfde als geld op de bank?

Nee. Eigen vermogen kan vastzitten in allerlei activa. Een bedrijf kan veel eigen vermogen hebben en tegelijkertijd weinig direct beschikbaar geld.

Is een current ratio boven 1 voldoende?

Dat kun je niet uit de ratio alleen afleiden. De betaalmomenten, inbaarheid van vorderingen en verkoopbaarheid van voorraad blijven bepalend.

Kan mijn bedrijf winst maken en toch betalingsproblemen hebben?

Ja. Bijvoorbeeld wanneer klanten laat betalen, je veel voorraad inkoopt of grote investeringen en aflossingen doet. Resultaat en geldstromen lopen niet gelijk.

Waar begin ik als ik mijn balans niet begrijp?

Pak de grootste posten en vraag om de specificaties. Een debiteurenlijst, voorraadlijst en aflossingsschema maken vaak duidelijker wat er speelt dan alleen de totalen op de balans.