Audit trail in Exact Online: zo controleer en exporteer je wijzigingen
Een audit trail in Exact Online registreert wie wat wanneer heeft gewijzigd: datum en tijd, gebruiker, actie en het betreffende onderwerp. Het audit-trailrapport is filterbaar en exporteerbaar naar Excel of Print. Controleer eerst of je de rol ‘View audit trail’ hebt, stel daarna je filters in en exporteer het resultaat.
Kort samengevat:
Een audit-trailrapport registreert wie wat wanneer heeft gewijzigd, met filters en exportmogelijkheden. Bewaar exports volgens de bewaartermijn die geldt voor de onderliggende administratie.
Alleen gebruikers met de rol ‘View audit trail’ kunnen rapporten bekijken en exporteren; het correct beheren van rechten is daarom cruciaal.
Een audit-trailrapport toont wijzigingen in stamgegevens, terwijl een auditfile een volledige export is van verwerkte financiële transacties voor accountants of de Belastingdienst.
Een goede workflow en vaste exportmomenten voorkomen zoekwerk en vergroten de betrouwbaarheid van de controle in de praktijk.
KootfinanceKrijg meer grip op je administratieKOOT Finance helpt groeiende ondernemingen met administratie, actuele rapportages en financiële controle voor betere beslissingen.Bezoek KOOT Finance
Inhoudsopgave
Zo exporteer je een audit-trailrapport in Exact Online
Audit-trailrapport of auditfile: wat is het verschil?
Bewaartermijnen: waarom audit-gegevens langer relevant blijven dan je denkt
Beheer van rechten en veelgemaakte fouten bij audit trails
Wat wij bij KOOT Finance leren van audit trails in de praktijk
Hoe KOOT Finance helpt bij controleerbare administratie
Bronnen
Zo exporteer je een audit-trailrapport in Exact Online
Het audit-trailrapport vind je niet ergens verstopt in een losse module, maar via de stamgegevens van je administratie. De route is vast en voorspelbaar, wat het rapport geschikt maakt voor terugkerende controles.
Ga naar Bedrijfsnaam > Stamgegevens > Gegevensbeheer > Audit trail.
Stel je filters in op gebruiker, onderwerp en periode voordat je iets opvraagt.
Klik op Vernieuwen (Refresh) om het overzicht te laden.
Kies Exporteren: Excel of Print om het resultaat vast te leggen.
Zonder de rol ‘View audit trail’ zie je het rapport niet of kun je niet exporteren; deze rol wordt toegekend via gebruikersbeheer en rechtenbeheer binnen Exact Online. Exact Online documenteert dat je kunt filteren op een specifieke gebruiker binnen een gekozen onderwerp, wat nuttig is zodra je een vermoeden van een fout wilt narekenen in plaats van het hele systeem te doorzoeken.
Beperk je datumtraject tot de periode die je daadwerkelijk onderzoekt. Een rapport over een heel boekjaar levert duizenden regels op die weinig zeggen; een rapport over twee weken rond een afwijking levert een werkbare lijst. Exporteer het resultaat altijd naar een beveiligde map, niet naar een lokale downloadmap die iedereen op het netwerk kan openen.
Pro-tip: vraag bij twijfel over een mutatie eerst een kort rapport op met alleen de betrokken gebruiker en het specifieke onderwerp; dat scheelt zoekwerk in een grote export.
Audit-trailrapport of auditfile: wat is het verschil?
Een audit-trailrapport en een auditfile lijken op elkaar, maar dienen een ander doel. Het eerste gaat over wijzigingen in stamgegevens, het tweede over een volledige extractie van financiële transacties.
Het audit-trailrapport toont de wijzigingsgeschiedenis van stamgegevens: wie paste wat aan en wanneer.
De auditfile (XAF of XAS) is een gestructureerde XML-export van financiële transacties of loongegevens, bedoeld voor accountants of de Belastingdienst.
Exact Online meldt dat auditfiles alleen verwerkte journaalposten bevatten; posten die nog niet zijn verwerkt, ontbreken in de export.
Een auditfile kan niet terug worden geïmporteerd in Exact Online, het is uitsluitend een extractformaat voor analyse of controle.
Vraagt een accountant om onderbouwing van een specifieke correctie, dan voldoet meestal een audit-trailrapport. Vraagt de Belastingdienst om een volledige doorlichting van de boekhouding, dan is een auditfile het juiste formaat. Zorg in dat laatste geval dat alle journaalposten verwerkt zijn voordat je de export genereert, anders mis je regels.
Bewaartermijnen: waarom audit-gegevens langer relevant blijven dan je denkt
Een audit trail is niet alleen een hulpmiddel om een fout van vorige week terug te vinden. De Belastingdienst stelt als eis dat de administratie binnen een redelijke termijn controleerbaar blijft. De hoofdregel is dat basisgegevens 7 jaar worden bewaard; voor bepaalde gegevens, waaronder sommige gegevens over onroerende zaken of specifieke btw-regelingen, geldt 10 jaar. Welke termijn geldt, hangt af van de gegevens en de regeling. Controleer de termijn bij de Belastingdienst. Bewaar een audit-trailrapport als het onderdeel is van de administratie of nodig is om een boeking of correctie te onderbouwen. Het rapport kan helpen om wijzigingen te reconstrueren, maar vervangt de onderliggende administratie of brondocumenten niet. Bewaar die stukken en exports volgens de termijn die voor de betreffende gegevens geldt.
Leg daarom een bewaarpolicy vast: koppel elke export aan het brondocument waarop hij betrekking heeft, gebruik een vast bestandsformaat (Excel of PDF) en bewaar exports in een archief dat niet overschreven kan worden. Een losse export op een persoonlijke harde schijf voldoet niet aan die eis.
Beheer van rechten en veelgemaakte fouten bij audit trails
Een audit trail is pas betrouwbaar als de toegang ertoe goed is afgeschermd. Wie de rol ‘View audit trail’ toekent en aan wie, is daarom een beheersingspunt op zich.
Beperk de rol ‘View audit trail’ tot een klein aantal verantwoordelijke gebruikers en leg wijzigingen in rechten zelf ook vast.
Volg een vaste workflow: filter op gebruiker en onderwerp, klik Vernieuwen, exporteer, en archiveer met vermelding van wie de export maakte en waarom.
Exporteer nooit een auditfile voordat alle journaalposten zijn verwerkt, want onverwerkte posten ontbreken in het resultaat.
Voer periodiek een steekproef uit: kies een willekeurige wijziging en controleer of er een brondocument aan ten grondslag ligt.
Een veelvoorkomende valkuil is een te brede filterselectie, waardoor een rapport honderden irrelevante regels toont en de werkelijke afwijking erin verdwijnt. Een andere valkuil is het ontbreken van een reden bij een verwijdering: het audit-trailrapport laat zien dat iets is verwijderd en door wie, maar niet waarom, dus is het verstandig om bij gevoelige correcties een toelichting apart vast te leggen.
Pro-tip: documenteer je exportproces één keer op papier (wie mag exporteren, welke filters standaard zijn, waar het archief staat) zodat het niet afhangt van het geheugen van één persoon.
Wat wij bij KOOT Finance leren van audit trails in de praktijk
Bij het begeleiden van administraties zien we dat een audit trail alleen waarde heeft wanneer het exportproces vast staat, niet wanneer het ad hoc gebeurt. Bij voorkeur werkt men met vaste exportmomenten en koppelt elke wijziging aan een brondocument, zodat een controle nooit uitmondt in uren zoekwerk.
Een goede workflow combineert deze controle met actuele rapportages, zodat afwijkingen niet pas bij de jaarafsluiting opvallen maar al tijdens het lopende boekjaar. Wanneer een onderneming groeit en meerdere mensen toegang hebben tot de boekhouding, loont het om die rechten en exportprocessen door een specialist te laten inrichten in plaats van ze zelf uit te vinden.
— Max
Hoe KOOT Finance helpt bij controleerbare administratie
Een audit trail is pas nuttig als de rest van de administratie net zo ordelijk is opgezet. Wij nemen die inrichting over zodra je geen tijd of expertise hebt om rechten, exports en bewaarbeleid zelf te beheren.
Met administratie-uitbesteding verwerken we facturatie, inkoop, btw en bankmutaties in Exact Online, met vaste controleprocedures.
Via managementrapportages krijg je actuele cijfers die aansluiten op de onderliggende, controleerbare administratie.
Met financial control richten we rechtenbeheer en exportworkflows in, zodat een controle door de Belastingdienst of een accountant geen verrassingen oplevert.
Het resultaat van deze combinatie is minder risico bij controles en een consistente werkwijze die niet afhangt van één persoon. Bekijk onze tarieven of neem contact op om te bespreken wat bij jouw administratie past.
Veelgestelde vragen
Wat betekent audit trail precies?
Een audit trail is de mogelijkheid om te reconstrueren wat er met een transactie of vastlegging is gebeurd: wanneer, door wie en welke wijziging is doorgevoerd, zoals Encyclo het begrip omschrijft. In Exact Online komt dit terug als een filterbaar rapport met datum, gebruiker, actie en onderwerp.
Wat zijn audit logs in Exact Online?
Audit logs zijn de onderliggende registraties waaruit het audit-trailrapport wordt opgebouwd: elke wijziging in stamgegevens wordt vastgelegd met gebruiker, actie en tijdstip. Je raadpleegt deze logs via het audit-trailrapport, dat je kunt filteren en exporteren naar Excel of Print.
Welke rol heb ik nodig om een audit trail te exporteren?
Je hebt de rol ‘View audit trail’ nodig om het rapport te kunnen bekijken en exporteren. Deze rol wordt toegekend via gebruikers- en rechtenbeheer binnen Exact Online, meestal door een beheerder met voldoende rechten.
Bewaar het rapport zolang het nodig is als onderdeel van je administratie of als onderbouwing van een boeking of correctie. De fiscale bewaartermijn is doorgaans 7 jaar voor basisgegevens; voor bepaalde gegevens geldt 10 jaar. Welke termijn van toepassing is, hangt af van de onderliggende gegevens. Koppel het rapport aan de relevante bronstukken.
Is een audit-trailrapport hetzelfde als een auditfile?
Nee, een audit-trailrapport toont wijzigingen in stamgegevens, terwijl een auditfile (XAF of XAS) een volledige export van verwerkte financiële transacties of loongegevens is. Een accountant of de Belastingdienst vraagt meestal om een auditfile bij een volledige controle, en om een audit-trailrapport bij een specifieke vraag over een wijziging.
Bronnen
Exact Online support — Export audit trail reports in Excel format
Belastingdienst — Een administratie opzetten voor uw belastingaangiften