Administratie digitaliseren: zo pak je het slim aan

Administratie digitaliseren: zo richt je een werkbaar proces in

Facturen in je mailbox, bonnetjes op je telefoon en bankafschriften in een losse map: alles is digitaal, maar het overzicht ontbreekt. Je administratie digitaliseren betekent daarom meer dan papier vervangen door bestanden.

Een werkbare digitale administratie zorgt dat documenten op de juiste plek binnenkomen, correct worden verwerkt en terug te vinden zijn. Automatisering kan daarbij handmatig werk verminderen. De kwaliteit blijft afhankelijk van de inrichting, de aangeleverde informatie en de controles.

KootfinanceKrijg meer grip op je administratieKOOT Finance helpt groeiende ondernemingen met administratie, actuele rapportages en financiële processen die passen bij hun behoeften.Bekijk Kootfinance

Begin bij wat nu onnodig tijd kost

Bekijk hoe je administratie op dit moment verloopt. Volg bijvoorbeeld een leveranciersfactuur vanaf ontvangst tot verwerking en betaling.

Stel jezelf deze vragen:

• Op welke plekken komen documenten binnen?

• Welke gegevens worden handmatig overgenomen?

• Wie vraagt ontbrekende facturen op?

• Hoe wordt gecontroleerd of iets dubbel is aangeleverd?

• Kun je vanuit een boeking de bijbehorende factuur terugvinden?

• Wie houdt bij welke werkzaamheden nog openstaan?

Zo ontdek je waar verbetering nodig is. Een nieuwe app heeft weinig effect wanneer medewerkers hun bonnetjes blijven bewaren tot het einde van het kwartaal.

Voor achtergrond bij het digitaliseren van bestaande documenten kun je de uitleg van GMS over administratie digitaliseren bekijken.

Je administratie digitaliseren in vijf stappen

1. Inventariseer documenten en systemen

Maak een overzicht van de gegevens die je ontvangt en gebruikt. Denk aan inkoopfacturen, verkoopfacturen, bonnetjes, bankgegevens, contracten en loonadministratie.

Noteer ook welke software je gebruikt en wie toegang nodig heeft. Maak onderscheid tussen documenten die al digitaal worden ontvangen en stukken die nog op papier binnenkomen.

Begin met een representatieve maand. Daarmee krijg je zicht op de dagelijkse verwerking zonder meteen je volledige archief te hoeven reorganiseren.

2. Spreek vaste aanleverroutes af

Bepaal waar ieder document thuishoort.

Voor inkoopfacturen kan dat een centrale factuurmailbox zijn. Voor bonnetjes kan een uploadfunctie of scan-app passen. Spreek daarnaast af hoe documenten uit leveranciersportalen worden aangeleverd.

Voorkom dat dezelfde factuur via meerdere routes wordt ingestuurd. Een factuur die zowel automatisch wordt doorgestuurd als handmatig wordt geüpload, kan dubbel in de verwerking terechtkomen.

Leg ook vast wie ontbrekende stukken opvraagt. Een bankbetaling maakt zichtbaar dat geld is uitgegeven, maar vervangt niet vanzelf de benodigde factuur.

3. Richt verwerking en koppelingen in

Kijk vervolgens welke terugkerende werkzaamheden je kunt automatiseren.

Voorbeelden zijn:

• Factuurgegevens herkennen en een boekingsvoorstel maken.

• Banktransacties inlezen.

• Verkoopfacturen doorgeven aan het boekhoudpakket.

• Facturen voor goedkeuring naar een verantwoordelijke sturen.

• Terugkerende boekingen ondersteunen met ingestelde regels.

Test per koppeling welke gegevens worden overgenomen en vanaf welke datum. Controleer vooral de overgang van je oude naar je nieuwe werkwijze, zodat perioden niet ontbreken of dubbel worden verwerkt.

4. Controleer een volledige verwerkingsperiode

Controleer na de inrichting niet alleen of documenten binnenkomen, maar ook of ze goed worden verwerkt.

Neem verschillende situaties mee: een normale factuur, creditfactuur, buitenlandse leverancier, deelbetaling en mogelijk dubbel document.

Vergelijk de verwerkte gegevens met de oorspronkelijke stukken. Kijk naar bedragen, btw, leverancier, boekingsperiode en eventuele project- of kostenplaatsverdeling.

5. Leg beheer en verantwoordelijkheden vast

Spreek af wie de dagelijkse verwerking bewaakt, wie afwijkingen beoordeelt en wie wijzigingen in de inrichting mag maken.

Plan ook een periodieke controle op toegangsrechten, beschikbare documenten en exportmogelijkheden. Een proces moet overdraagbaar blijven wanneer een medewerker vertrekt of je overstapt naar een andere dienstverlener.

Welke rol spelen Zenvoices, WeFact en Exact Online?

Bij KOOT Finance gebruiken we deze toepassingen voor verschillende onderdelen van de administratie.

Welke functies automatisch verlopen, hangt af van de instellingen, beschikbare koppelingen en gemaakte afspraken.

Een herkend factuurbedrag is bijvoorbeeld nog geen bevestiging dat de juiste btw-code of boekingsperiode is gekozen. En een verstuurde verkoopfactuur moet ook correct in de administratie terechtkomen.

Bekijk voor productinformatie het overzicht van Exact Online. Ook andere leveranciers bieden financiële software aan, zoals AFAS. Beoordeel software op de functies die je daadwerkelijk nodig hebt en controleer wat binnen het gekozen abonnement beschikbaar is.

Wat is het verschil tussen een pdf en een e-factuur?

Een pdf is een digitaal document waarvan gegevens kunnen worden overgenomen met tekst- of beeldherkenning. Een gestructureerde e-factuur bevat gegevens in een formaat dat software rechtstreeks kan verwerken.

Peppol kan worden gebruikt voor het uitwisselen van zulke gestructureerde facturen. Controleer of jouw software en die van je afnemer of leverancier de gewenste uitwisseling ondersteunen.

Ook bij gestructureerde facturen blijft inhoudelijke beoordeling nodig. Correct overgedragen gegevens betekenen niet automatisch dat een bestelling is goedgekeurd of een dienst daadwerkelijk is geleverd.

Hoeveel tijd bespaar je met digitaliseren?

Daar bestaat geen betrouwbaar standaardantwoord op.

De mogelijke tijdwinst hangt onder meer af van het aantal documenten, de huidige hoeveelheid handwerk, de kwaliteit van factuurgegevens en het aantal uitzonderingen.

Meet daarom eerst hoeveel tijd je nu besteedt aan verzamelen, invoeren, controleren en herstellen. Vergelijk dat met de nieuwe werkwijze nadat de inrichting is getest en medewerkers ermee kunnen werken.

Neem naast tijdwinst ook de kosten mee:

• Software en aanvullende gebruikers.

• Inrichting en gegevensoverdracht.

• Training en begeleiding.

• Beheer van koppelingen.

• Controle en afhandeling van uitzonderingen.

Voor ideeën kun je de artikelen van TechRenter over administratie automatiseren en Katama over administratieve automatisering bekijken. Gebruik genoemde besparingen niet zonder meer als verwachting voor je eigen onderneming.

Mag je je administratie digitaal bewaren?

Ja, maar zorg dat je aan de bewaareisen blijft voldoen. De Belastingdienst maakt daarbij onderscheid tussen onder meer digitale facturen en gescande papieren documenten.

Gescande facturen en bonnetjes moeten een juiste en volledige weergave van het origineel zijn. Ook relevante echtheidskenmerken moeten behouden blijven. De voorwaarden staan in de uitleg over facturen bewaren.

Voor de btw-administratie geldt in beginsel een bewaartermijn van zeven jaar. Voor gegevens over onroerende zaken en bepaalde bijzondere regelingen gelden langere termijnen. Controleer welke termijn op jouw gegevens van toepassing is via de uitleg over de fiscale bewaartermijn.

Bewaar digitale gegevens zo dat ze toegankelijk en controleerbaar blijven. Alleen een bestand opslaan is niet voldoende wanneer je het later niet meer kunt openen of de aansluiting met de administratie ontbreekt.

Regel toegang, back-ups en overdraagbaarheid

Financiële documenten kunnen vertrouwelijke bedrijfsgegevens en persoonsgegevens bevatten. Geef medewerkers daarom toegang tot wat zij voor hun werkzaamheden nodig hebben.

Controleer bij je softwareleverancier:

• Hoe gebruikers en toegangsrechten worden beheerd.

• Welke herstelmogelijkheden beschikbaar zijn.

• Welke gegevens je kunt exporteren.

• Of documenten en boekingen samen beschikbaar blijven.

• Wat er met je gegevens gebeurt na beëindiging van het abonnement.

Een cloudabonnement vervangt deze afspraken niet. Zorg dat duidelijk is wat de leverancier bewaart en waarvoor je zelf verantwoordelijk blijft.

Zelf digitaliseren of ondersteuning inschakelen?

Zelf inrichten kan passen wanneer je administratie overzichtelijk is en iemand tijd heeft om de verwerking te testen en te beheren.

Ondersteuning kan nuttig zijn wanneer documenten blijven ontbreken, koppelingen niet goed aansluiten of meerdere personen en administraties betrokken zijn. Ook achterstanden of een overstap naar andere software kunnen extra begeleiding vragen.

Je hoeft niet te kiezen tussen alles zelf doen en alles uitbesteden. Je kunt bijvoorbeeld zelf documenten aanleveren en betalingen uitvoeren, terwijl een dienstverlener de verwerking en aansluitingen verzorgt.

Het artikel van MKB Servicedesk over administratie digitaliseren biedt aanvullende achtergrond bij die afweging.

Veelgestelde vragen

Is mijn administratie digitaal zodra ik alles scan?

Je documenten zijn dan digitaal beschikbaar, maar daarmee zijn verwerking, controle en bewaring nog niet geregeld. Maak ook afspraken over aanlevering, boekingen en het terugvinden van stukken.

Kan ik papieren facturen na het scannen weggooien?

Dat kan wanneer je aan de voorwaarden voor het digitaal bewaren voldoet. Controleer eerst of de scan volledig is, relevante echtheidskenmerken behouden blijven en de gegevens gedurende de bewaartermijn beschikbaar zijn. Beoordeel bijzondere documenten afzonderlijk.

Voorkomt software dubbele facturen?

Software kan helpen bij het signaleren van mogelijke dubbelingen. De werking hangt af van de toepassing en instellingen. Eén duidelijke aanleverroute en controle op afwijkingen blijven belangrijk.

Heb ik bij weinig facturen ook voordeel van digitaliseren?

Dat kan. Denk aan sneller aanleveren, beter terugvinden en minder ontbrekende documenten. Of aanvullende software rendabel is, hangt af van de kosten en je huidige werkwijze.

Krijg ik door digitaliseren automatisch actuele rapportages?

Alleen wanneer de benodigde gegevens tijdig en correct worden verwerkt. Ontbrekende facturen, uren of periodieke boekingen kunnen een rapportage onvolledig maken.

Ondersteuning van KOOT Finance

KOOT Finance helpt ondernemers bij het organiseren en verwerken van hun administratie. We kijken naar de aanlevering van documenten, bestaande software en de controles die nodig zijn.

Vanuit een bijgewerkte administratie kunnen we ondersteunen met managementrapportages en financial control. Voor tijdelijke capaciteit bij een overstap, achterstand of procesverbetering is interim finance mogelijk.

Lees meer over onze dienstverlening als boekhouder in Den Haag en bekijk de tarieven en pakketvoorwaarden. In een kennismaking bespreken we welke inrichting en ondersteuning bij jouw onderneming passen.